مرحله 1: رسیدهای تأیید شده و فیش های خودپرداز را بریزید

تقریباً تمام اسناد مالی شما را می توان به سه دسته تقسیم کرد: سوابقی که باید فقط برای سال تقویم یا کمتر نگه دارید ، مقالاتی که باید به مدت هفت سال پس انداز کنید (پنجره معمولی که ممکن است اظهارنامه مالیاتی شما در آن حسابرسی شود) ، و مقالاتی که باید برای مدت نامعلوم روی آنها آویزان شوید.

به عنوان مثال ، آیا واقعاً لازم است همه آن رسیدهای خودپرداز را پس انداز کنید؟ نه. وقتی اطلاعات را همانطور که در حساب آنلاین یا صورتحساب ماهانه شما نشان داده شده بررسی کردید ، می توانید فیش ATM را دور بریزید. همین امر در مورد فیش های ودیعه ای و رسیدهای کارت اعتباری صدق می کند. پس از اینکه چندین بار با رضایت خاطر از این مورد استفاده کردید یا ضمانت شما تمام شده ، رسیدهای خرید را برای خریدهای جزئی نگه ندارید. رسیدهای خریدهای عمده را نگه دارید (هر موردی که هزینه تعویض آن بیش از کسر مالیات صاحبان خانه و یا اجاره دهندگان و بیمه باشد).

اندکی پس از پایان سال تقویمی ، احتمالاً قادر خواهید بود تعداد زیادی کاغذ اضافی (از جمله عوارض فیش حقوقی ، صورت حساب های کارت اعتباری و رهن ماهانه ، قبض های سودمندی) را بیرون بریزید (یا با خیال راحت تر ، خرد کنید). مورد نیاز برای کسورات تجاری) ، و گزارش های ماهانه یا سه ماهه شرکت های کارگزاری و صندوق های سرمایه گذاری برای سال قبل.

اد اسلوت ، مدیر CPA در مرکز راکویل ، نیویورک ، می گوید: 'به طور معمول کل فعالیت های سال به طور مفصل در بیانیه نهایی و پایان سال شما ذکر شده است ، و هر بیانیه دیگر را زائد می کند.' فرم نهایی پرداخت حق بیمه و فرم W-2 شما ، اگر درآمد خود را برای شخص دیگری کار می کنید ، تمام درآمد خود را در سال ثبت کنید. اگر اشتغال خود را دارید ، فرم های 1099 شما همان کار را برای شما انجام می دهند. به همین ترتیب ، بیشتر شرکت های سرمایه گذاری و برخی از صادرکنندگان کارت های اعتباری بیانیه های جامعی را در ژانویه ارسال می کنند. اسلوت می گوید: 'به روزرسانی های ماهانه را حفظ کنید تا زمانی که آنها را با خلاصه های پایان سال آشتی دهید.'

مرحله 2: تا هفت سال در بیانیه های نهایی بمانید

با این حال ، باید حداقل سه سال و ترجیحاً هفت سال آن صورت حساب های نهایی کارت اعتباری را به همراه W-2 و 1099 خود داشته باشید. سرویس درآمد داخلی از تاریخی که شما اظهارنامه مالیاتی خود را برای بررسی اشتباهات بررسی می کنید ، حداکثر سه سال وقت دارد و اگر دلیل وجود سو reason ظن برای درآمد ناخالص 25 درصد یا بیشتر شما را گزارش نکرده باشد ، شش سال برای انجام حسابرسی مهلت دارد. (برای کسی که عمدا مرتکب کلاهبرداری شده باشد هیچ قانونی برای شما محدود نشده است.) در واقع ، شما باید هرگونه مدارکی را که از بازگشت شما پشتیبانی می کند ، تا زمان بسته شدن پنجره حسابرسی نگه دارید. از جمله اسناد اضافی که باید نگهداری کنید: چک و رسیدهای لغو شده برای کلیه هزینه های کسر کننده تجارت (مانند هزینه های سرگرمی ، تجهیزات اداری در خانه و عوارض حرفه ای) ، کمک های حساب بازنشستگی ، کمک های خیرخواهانه ، صورتحساب مراقبت از کودکان ، خارج از هزینه هزینه های پزشکی جیبی ، نفقه و پرداخت سود وام و مالیات بر دارایی.

تا زمانی که شما آگاهانه اظهارنامه کاذب ارائه ندهید ، می توانید این اسناد پشتیبان را بسته به اینکه وضع مالیات شما ساده است ، پرتاب کنید.

اما اظهارات مالیاتی واقعی یا خلاصه پایان سال حساب های سرمایه گذاری خود را بیرون نکشید ، حتی پس از از بین رفتن شانس حسابرسی. این اسناد فضای زیادی را اشغال نمی کنند و می توانند برای برنامه ریزی های مالی آینده بسیار مفید باشند.

برای اهداف بیمه ، شما همچنین می خواهید رسیدهای خریدهای عمده و رسیدهایی را که نشان می دهد شما چقدر برای بهبود خانه به طور نامحدود پرداخت کرده اید ، هم برای جلب رضایت خریداران احتمالی و هم برای کاهش مالیات های احتمالی سود سرمایه هنگام فروش خانه خود ، نگه دارید. نگه داشتن برگه های تأیید که نشان دهنده تعیین ذینفع و قیمت خرید سهام ، صندوق های سرمایه گذاری و سایر سرمایه گذاری های شما است بسیار مهم است. اسلوت می گوید: 'شما یا وراث خود باید دقیقاً بدانید که چقدر پول پرداخت کرده اید تا سود سرمایه گذاری خود را برای اهداف مالیاتی تعیین کنید.'

مرحله 3: به اسناد خود خانه بدهید

اگر یک اتاق یا گوشه اضافی دارید که می توانید آن را به عنوان مکانی که با کارهای اداری سرو کار دارید تعیین کنید ؛ در غیر این صورت ، یک کشو ، کابینت یا کمد که می توانید قبض ها و سوابق فعلی را در آن ذخیره کنید ، واقع در نزدیکی میزی که می توانید روی آن چک بنویسید ، انجام می شود. در مورد لوازم ، شما می توانید پوشه ها یا پاکت های مانیل برای پر کردن مقالات مفید باشند ، همچنین یک کابینت پرونده یا یک جعبه مقوایی برای نگهداری سوابق.

وصیت نامه ، گواهی تولد و ازدواج ، بیمه نامه ها ، اسناد مالکیت و سایر سوابق دائمی خود را در مکانی امن اما قابل دسترسی در نزدیکی سایر اسناد مالی خود نگه دارید ، بنابراین در صورت نیاز شما و وراثتان همیشه می توانید سریعاً به آنها مراجعه کنید. .

مرحله 4: سیستماتیک باشید

برای پردازش تمام کاغذها برنامه داشته باشید. محلی را انتخاب کنید که اسکناس ها را بگذارید ، مثلاً یک پاکت مانیل ، یک کشو یا یک جعبه پلاستیکی یا مرتب کننده ... و در هنگام پاکت در هر پاکت آن را بریزید. سپس ، وقتی برای پرداخت قبض خود می نشینید ، تمام مدارک مورد نیاز خود را در یک جا خواهید داشت.

اکنون کلید & apos؛ این است: هنگامی که قبض را پرداخت کردید یا صورت حساب را بررسی کردید ، بلافاصله آن را بایگانی کنید. پائولا بویر کندی ، یک برنامه ریز مالی در دفتر مینیاپولیس از ارنست و یانگ ، می گوید: 'هدف شما باید لمس کردن یک تکه کاغذ تا آنجا که ممکن است چند بار باشد ، به جای اینکه آن را از یک توده به یک توده دیگر مخلوط کردن.' اگر اسکناس را پس از پرداخت به دراور بچسبانید ، دوستانی پیدا می شود و آنها جفت می شوند و فرزندان تولید می کنند. خیلی زود ، شما یک بستر واقعی خواهید داشت. '

باز هم ، یک سیستم بایگانی بسیار ابتدایی همان چیزی است که شما نیاز دارید. ساده ترین روش این است که هرچه مربوط به مالیات است ، به محض اینکه کار را با آن تمام کردید ، درون یک ظرف قرار دهید ... یک کشو ، یک جعبه پرونده ، یک پرونده آکاردئون کاغذی ، یا حتی یک جعبه کفش انجام می شود. به این ترتیب ، وقتی آمادگی لازم برای پر کردن اظهارنامه مالیاتی خود را دارید ، تمام مدارک مورد نیاز را در نوک انگشتان خود خواهید داشت. متناوباً ، می توانید در ابتدا یک سیستم کمی سازمان یافته تر ، با پوشه های پرونده جداگانه برای دسته های اصلی زندگی خود ، تنظیم کنید. به عنوان مثال ، می توانید پوشه های خود را با توجه به نوع حساب (صورت کارت اعتباری ، اظهارات کارگزاری ، قبض آب و برق و غیره) یا بر اساس طبقه بندی مالیات (هزینه های کسر مشاغل ، کمک های خیریه و غیره) یا هدف مالی () مسکن ، بازنشستگی ، صندوق کالج و غیره). این ممکن است در ابتدا زمان بیشتری ببرد ، اما در طولانی مدت ، باعث صرفه جویی در وقت می شود.

مرحله 5: رسیدگی به بک لاگ

پس از ایجاد سیستم ، هنوز باید با تمام انبوهی که قبلاً جمع کرده اید کنار بیایید. به جای راه اندازی یک سازماندهی گسترده ، هر بار با مرتب سازی یک پشته کوچک شروع کنید. می توانید روزانه نیم ساعت وقت بگذارید تا روزنامه های قدیمی را الک کنید ، شاید هنگام تماشای اخبار یا گوش دادن به موسیقی.

شما از تفاوتی که سازمان کمی ایجاد می کند شگفت زده خواهید شد. استفانی دونتون ، یک سازمان دهنده حرفه ای در سینسیناتی ، می گوید: 'مردم نمی دانند که در نتیجه بهم ریختن اسناد مالی خود چه مبلغی پرداخت می کنند ... یک کارت اعتباری دیرهنگام در اینجا ، یک کسر مالیات از دست رفته در آنجا'. حتی بیشتر ، ممکن است مزایای ذهنی و مالی طولانی مدت باشد. به محض سازماندهی ، 'شما می توانید انرژی ذهنی خود را بر روی موارد مهم مانند سرمایه گذاری ها و اهداف مالی خود متمرکز کنید' ، Terry Savage ، نویسنده کتاب حقیقت وحشی درمورد پول ( amazon.com ) 'نظم دادن اسناد مالی خود سودهای کلانی را با خیال راحت دریافت می کند.'