در دنیای کار ، کلمات اختصاری مورد استقبال کمتر از OOO است. علاوه بر اینکه دروازه وعده یک وجود بی دغدغه است ، قرار دادن پیام خارج از دفتر کار در ایمیل کار شما روشی عملی است تا به همکاران و مشتریان خود اطلاع دهید که برای دستیابی به میزان سختی - اگر غیرقابل دسترسی نیستید - برای مقدار مشخصی زمان. بنابراین گرچه نیازی به تفکر بیش از حد نیست (شما در اینجا رمان نمی نویسید) ، مهم است که چه چیزی را درج کنید.

پیش نوشتن پیام خارج از دفتر ممکن است کمی ناجور و رباتیک باشد ، اما برای هر کسی که سعی در دستیابی به آن داشته باشد در حالی که در حال نوشیدن Mai Tais در ساحل یا پیاده روی در Machu Picchu هستید ، لازم و مفید است. (به علاوه ، تنظیم یک پیام دور به شما کمک می کند در صورت ترک کار در محل کار خود را از برق وصل کنید و آرام باشید.) در اینجا در پاسخ خودکار تعطیلات خود چه چیزی را بگویید (و چه چیزی نگویید).

مربوط: 9 روش صرفه جویی در تعطیلاتی که سزاوار آن هستید

1. یک تبریک و ورود به سیستم را وارد کنید.

مسلماً نحوه شروع پیام OOO به اولویت شخصی و محیط کار شما بستگی خواهد داشت. در حالی که یک 'سلام' بزرگ کاملاً ضروری نیست ، شما باید از جایی شروع کنید ، و اضافه کردن یک احساس انسانی بسیار خوب است. اگر پریدن به سمت راست من در حال حاضر خارج از دفتر کار هستم ... خیلی عجیب و غریب و جدا از شما احساس می شود ، با یک ساده سلام کنید ، یا سلام برای ایمیل شما.

امضای شما نیز همین است. شما خوش آمدید که می توانید با تاریخ بازگشت خود را ترک کنید ، اما اگر منطقی است که با مواردی مانند 'متشکرم' ، 'بهترین ، (نام شما)' یا 'آخر هفته عالی داشته باشید' را تعطیل کنید (یا درج کنید تعطیلات اینجا)! '، برو دنبالش

2. مدت زمانی که بیرون هستید را وارد کنید.

تاریخ شروع و پایان را ذکر کنید: من از 3 تا 7 ژوئیه به مسافرت خواهم رفت و ایمیل را چک نمی کنم. وقتی که در 8 ژوئیه به دفتر برگشتم ، هرچه زودتر به یادداشت شما پاسخ خواهم داد. (فراموش نکنید که هنگام بازگشت پاسخگوی تعطیلات خود را خاموش کنید!)

3. آیا در حال چک کردن ایمیل هستید یا نه.

هنگامی که کاملاً از شبکه خارج می شوید ، پیام خارج از دسترس مفید نیست. شما ممکن است برای کار در سفر باشید یا از راه دور کار کنید و ارتباطات پراکنده و WiFi را در صورت ایجاد ارتباط برقرار کنید. اگر ایمیل ها را بررسی یا پاسخ نمی دهید ، این را بگویید (به مثال بالا مراجعه کنید). در غیر این صورت ، تنظیم پیامی که به افراد هشدار دهد که به دلیل مسافرت یا تعهدات در سایت ، به راحتی قابل دسترسی نخواهید بود ، مفید است. همه چیز در مورد تعیین انتظارات برای افرادی است که سعی می کنند به شما برسند. به عنوان مثال: از یادداشت شما متشکرم! من تا 3 ژوئیه برای عکاسی در سفر خواهم بود و به صورت دوره ای ایمیل را چک می کنم / دسترسی محدود به ایمیل دارم و ممکن است دیر پاسخ دهم.

4. نحوه دستیابی به شما (در صورت وجود) را بیان کنید.

اگر در برخی ظرفیت ها در دسترس هستید ، نحوه دقیق تماس گرفتن را بیان کنید. به عنوان مثال: من ایمیل را چک نمی کنم ، اما اگر به هر دلیلی نیاز دارید با من تماس بگیرید ، لطفاً از طریق تلفن همراه با من تماس بگیرید ... یا: اگر این حساسیت به زمان است ، لطفاً از طریق ایمیل مجدد به من (در تاریخ قرار بازگشت) بنابراین در بالای صندوق ورودی من است. یا: برای درخواستهای فوری ، لطفاً (نام دستیار ، همکار ، فریلنسر یا سایر موارد تحت پوشش در محل کار) تماس بگیرید. قبل از درج اطلاعات تماس یک همکار دیگر در OOO خود ، آن را با او پاک کنید - حتی اگر شما از آنها برتر باشید ، بازهم حسن نیت ارائه می دهد حسن نیت ارائه می دهد.

5- از مشخصات شخصی غیرضروری خودداری کنید.

اگر در آن آخر هفته برای مرخصی زایمان / پدری یا ازدواج هستید (!) ، این کاملاً خوب است - اما این موضوع تا جایی است که نیاز است اشتراک شخصی در یک پاسخ خودکار انجام شود. به این فکر کنید که ممکن است در مقابل پیام غیرمستقیم کسی با ذکر بسیاری از مشخصات شخصی واکنش نشان دهید. شما می خواهید فردی که در انتهای دریافت کننده قرار دارد ، ب) بداند که آیا به ایمیل او پاسخ می دهید یا خیر ، و ب) ، وقتی انتظار دارد از شما پاسخ بگیرد. هر چیز دیگری احتمالاً TMI است ، بنابراین آن را ساده نگه دارید.

مربوط: اگر می خواهید سریع پاسخ دهید ، بهترین راه برای ثبت نام ایمیل است