کاغذ را در جای خود قرار دهید

قانون کلی اوراق این است که همه چیز را دور بریزید. مشتریان من همیشه وقتی این را می گویم مات و مبهوت به نظر می رسند. البته منظورم این نیست که باید اوراق را به طور کامل حذف کنیم. من فقط سعی می کنم بفهمم که چقدر عزم لازم داریم تا فقط مواردی را که کاملا ضروری هستند انتخاب کنیم و بقیه را کنار بگذاریم. ورق های کاغذ بسیار باریک به نظر می رسند. ما اغلب بدون اینکه واقعاً فکر کنیم به آنها می چسبیم. هر چه کاغذهای بیشتری جمع آوری کنیم، زمان بیشتری برای یافتن اسناد خاص نیاز است و مرتب کردن آنها دشوارتر می شود.

با جمع آوری تمام اوراق خود در یک نقطه و نگاه کردن به هر یک شروع کنید. حتی کاغذهایی که در پاکت هستند نیز باید خارج شوند و صفحه به صفحه بررسی شوند تا جزوات تبلیغاتی یا سایر مطالب ناخواسته با آنها مخلوط شود.

در حالی که در حال بررسی محتوا هستید، مرتب کردن مقالات در دسته بندی ها می تواند مفید باشد. این باعث می‌شود که پس از اتمام سریع‌تر و آسان‌تر، آنها را بایگانی کنید. مقالات را می توان به طور کلی به سه دسته تقسیم کرد: در حال انتظار، ذخیره به دلیل اینکه مجبور هستید و ذخیره کنید زیرا می خواهید.

مطالب مرتبط: چگونه می توان به هم ریختگی کاغذ را فقط در 5 دقیقه در روز از بین برد

دسته معلق شامل اوراقی است که به نوعی اقدام نیاز دارند، مانند صورت حساب های معوق. من توصیه می کنم همه آنها را در یک جعبه بایگانی عمودی ذخیره کنید تا زمانی که با آنها برخورد نکنید. به این ترتیب آنها با مقالاتی در دسته های دیگر درگیر نمی شوند.

در مرحله بعد، بیایید به مقالاتی که باید ذخیره کنیم نگاه کنیم. آنها را بر اساس دسته بندی مرتب کنید و آنها را در یک کابینت یا در پوشه های موجود در یک قفسه بایگانی کنید. اگر نیازی به نگهداری نسخه های اصلی ندارید، می توانید آنها را اسکن کرده و به صورت الکترونیکی ذخیره کنید. در این مورد، به جای اسکن کردن آنها در حین مرتب کردن، کارآمدتر است که آنها را در یک انبوهی که قرار است بعداً اسکن شود قرار دهید و اسکن را یکجا انجام دهید.

آخرین دسته مقالاتی هستند که می خواهید به دلایل دیگری ذخیره کنید. اینها ممکن است شامل اسنادی باشد که می خواهید به عنوان مرجع نگهداری کنید یا اسنادی که در واقع برای شما شادی ایجاد می کنند. اما از آنجایی که وقتی افراد فقط به این دلیل به چیزهایی دست می زنند مشکل رایجی است، به خاطر داشته باشید که قانون اساسی برای کاغذها دور انداختن همه آنهاست.

در درس‌های مرتب‌سازی من، وقتی مشتری در تصمیم‌گیری اینکه کدام اوراق را نگه دارد و کدام را دور بیندازد، مشکل دارد، من سؤالاتی را در مورد هر یک از آنها مطرح می‌کنم - مواردی مانند چه زمانی به این کار نیاز دارید؟، چه مدت است که آن را دارید؟، هر چند وقت یک‌بار مراجعه می‌کنید. برگردید و به آن نگاه کنید؟، آیا می توانید همان محتوا را در اینترنت پیدا کنید؟، آیا قبلاً آن را در رایانه خود ذخیره کرده اید؟، اگر این را نداشتید چقدر مشکل ایجاد می کرد؟، و آیا واقعا جرقه می زند؟ شادی؟ اگر با این فرض مخالفت می‌کنید که باید همه آنها را دور بیندازید، تصور کنید که من به تازگی وارد دفتر شما شده‌ام و اعلام کرده‌ام که همه اوراق شما را پاره می‌کنم. شما چکار انجام خواهید داد؟ کدام یک را برای نجات از خردکن تلاش می کنید؟

چگونه کاغذها را ذخیره کنیم تا هرگز به عقب برنگردیم

تا زمانی که از سه قانون ذخیره سازی من پیروی کنید، هرگز به شلوغی کاغذ باز نخواهید گشت.

آیتم های مرتبط

یکی هر مقاله را تا آخرین برگه دسته بندی کنید.

با مرتب‌سازی مقالات خود در دسته‌های واضح، مانند ارائه‌ها، پیشنهادات پروژه، گزارش‌ها و فاکتورها شروع کنید. از هر سیستمی که برای شما بهتر کار می کند استفاده کنید. اکنون زمان آن است که مقالات خود را به گونه ای دسته بندی کنید که زندگی شما را آسان تر کند.

دو اوراق خود را در حالت عمودی نگهداری کنید.

برای بهره وری بهینه، ذخیره کاغذها در یک سیستم فایل آویز بسیار مهم است. هر دسته از کاغذها را در یک پوشه جداگانه قرار دهید و آنها را در یک بایگانی یا به صورت عمودی در یک جعبه بایگانی که در یک قفسه قرار داده شده است ذخیره کنید. ذخیره کردن آنها به این روش باعث می شود که شما به راحتی ببینید چه تعداد کاغذ دارید. همچنین ظاهر تمیز و مرتبی دارد.

3 یک جعبه معلق بسازید.

فقط آن کاغذهایی را نگه دارید که باید در آن روز با آنها سر و کار داشته باشید. وقتی اسناد در حال بررسی را پردازش کردید، آنهایی را که نیازی به نگهداری ندارند دور بیندازید.

هنگامی که اوراق خود را مرتب کردید و تصمیم گرفتید که هر دسته به کجا تعلق دارد، به فضای کاری خود نگاه کنید و حداکثر فضایی را که برای ذخیره آنها در دسترس دارید تعیین کنید. وقتی از این ظرفیت ذخیره سازی فراتر رفتید، کاغذها شروع به سرریز شدن خواهند کرد. این یک سیگنال است که شما باید آنچه را که در آنجا وجود دارد دوباره بررسی کنید. با اینگونه چک کردن منظم، می توانید اوراق خود را همیشه مرتب نگه دارید.

مرتبط: در آخرین کتاب خود، ماری کوندو نشان می دهد که چگونه شغلی پیدا کنید که باعث شادی شود

مجموعه کتاب های خود را کورل کنید

کتاب پرفروشی که امیدوار بودید روزی بخوانید، کتاب چگونه در مورد حسابداری که برای بهبود مهارت های خود خریده اید، کتابی که از مشتری دریافت کرده اید... چه نوع کتاب هایی در فضای کاری خود دارید؟

کتاب ها مملو از دانش ارزشمندی هستند که می توانند به ما در انجام کارهایمان کمک کنند. وقتی پشت میزها یا قفسه‌های کتابمان نگهداری می‌شوند، می‌توانند به ما الهام یا احساس امنیت بدهند. خواندن آنها می تواند انگیزه ما را افزایش دهد و فقط نمایش آنها می تواند حس شخصی به فضای ما بیافزاید. با این حال، در واقعیت، ما اغلب کتاب‌ها را به دلایل اشتباه در محل کار نگه می‌داریم.

یکی از مشتریان من یک قفسه کتاب در دفترش داشت که پر از کتاب های خوانده نشده بود. وقتی آنها را شمردیم، بیش از 50 نفر بودند و بیش از نیمی از آنها دو سال یا بیشتر در قفسه نشسته بودند. او اعلام کرد تا جایی که بتوانم در تعطیلات بعدی خود خواهم خواند. با این حال، وقتی دوباره همدیگر را دیدیم، از شنیدن این که او تا حدودی از این کار منصرف شده بود، تعجب نکردم. بیشتر کتاب هایی که او موفق به خواندن آنها شده بود، آخرین خریدهای او بودند. او گفت که خواندن آنها را نخوانده آنقدر ضایع به نظر می رسید که تصمیم گرفتم برای عبور از آنها سریع بخوانم. اما شروع کردم به این احساس که من فقط از روی احساس وظیفه این کار را انجام می دهم. برای من شادی به ارمغان نمی آورد. این حتی بیشتر هدر رفت، بنابراین تصمیم گرفتم بسیاری از آنها را رها کنم. در پایان، او تصمیم گرفت تنها 15 مورد را که به دقت انتخاب شده بود در دفتر خود نگه دارد.

مطالب مرتبط: بهترین کتاب های سال 2020 (تا کنون)

وقتی کتاب‌هایتان را مرتب می‌کنید، با جمع‌آوری همه آن‌ها در یک نقطه شروع کنید. شاید فکر می کنید بهتر است فقط با نگاه کردن به عناوین آنها را انتخاب کنید تا زمانی که آنها هنوز در قفسه کتاب شما هستند، اما لطفاً از این مرحله نگذرید. کتاب هایی که مدت زیادی در قفسه مانده اند به بخشی از مناظر تبدیل شده اند. ذهن شما آن‌ها را ثبت نمی‌کند، حتی زمانی که مستقیماً در دید شما هستند، و این باعث می‌شود تصمیم بگیرید که کدام یک باعث شادی می‌شوند. فقط با گرفتن هر یک از آنها در دستان خود می توانید آنها را به عنوان موجودیت های جداگانه ببینید.

اگر قضاوت در مورد اینکه آیا یک کتاب خاص باعث شادی می شود یا نه برایتان سخت است، سعی کنید سوالات خاصی را از خود بپرسید. مثلا کی خریدی؟ چند بار آن را خوانده اید؟ آیا می خواهید دوباره آن را بخوانید؟

سوال دیگری که باید از خود بپرسید این است که آن کتاب چه نقشی در زندگی شما دارد. کتاب‌هایی که باعث شادی می‌شوند، آن‌هایی هستند که با خواندن و بازخوانی آن‌ها به شما انگیزه و انرژی می‌دهند، آن‌هایی هستند که فقط با دانستن وجودشان خوشحالتان می‌کنند، آن‌هایی هستند که شما را از آخرین اطلاعات به‌روز می‌کنند، و آن‌هایی هستند که به شما کمک می‌کنند کارتان را انجام دهید. بهتر است، مانند دفترچه راهنما.

آخرین سوالی که باید بپرسید این است که آیا اگر آن کتاب را در یک کتابفروشی دیدید، هنوز هم آن کتاب را می‌خرید یا از نظر علاقه شما به آن، دوران اوج خود را پشت سر گذاشته است؟ فقط به این دلیل که برای آنها پول پرداخت کرده اید به این معنی نیست که باید خواندن هر کتاب را تمام کنید.

هدف از پرسیدن چنین سوالاتی این نیست که خودتان را مجبور کنید که کتاب هایتان را بدون فکر پاک کنید. در عوض، این به شما کمک می کند تا رابطه خود را با هر کدام که دارید کشف کنید. اگر کتاب‌ها باعث شادی شما می‌شوند، انتخاب صحیح این است که هر تعداد که می‌خواهید را با اطمینان نگه دارید.

اقتباس از Joy at Work © 2020 توسط KonMari Media Inc. و Scott Sonenshein. با اجازه Little, Brown and Company, New York استفاده شده است. تمامی حقوق محفوظ است.

ماری کوندو نویسنده کتاب پرفروش جادوی تغییر دهنده زندگی در مرتب کردن (12 دلار، amazon.com ; 16 دلار bookshop.org ) و شادی در کار (10 دلار، amazon.com ; 23 دلار، bookshop.org ) ، و ستاره است مرتب کردن با ماری کوندو در نتفلیکس اسکات سوننشاین استاد دانشگاه رایس و نویسنده پرفروش است کش آمدن (23 دلار، amazon.com ; 28 دلار bookshop.org ) .

• توسط ماری کوندو و اسکات سوننشاین