سریع بازخورد دهید اما نه بلافاصله.
منتظر یک بررسی سالانه نباشید تا زمینه های بهبود را بخوانید. به سرعت به موضوعات توجه کنید تا جزئیات در ذهن شما تازه باشد. یک روز پس از یک حادثه نقطه شیرین است. داشتن کمی وقت احساسات بسیار داغ را فرو می نشاند و به شما امکان می دهد با صحبت های خود آماده شوید و بیشتر فکر کنید. در این لحظه ، جنیفر پورتر ، شریک مدیر این اتحادیه ، می گوید در حال حاضر ، هر دو طرف واکنش قوی تر و کمتر مفید خواهند داشت گروه عروسی ، یک شرکت توسعه تیم و رهبری است. بررسی سالانه یا سه ماهه باید اهداف را پوشش دهد و بر بازخورد آینده نگرانه متمرکز شود - به عنوان مثال ، کاری که کسی برای پیشرفت شغلی خود باید کم و بیش انجام دهد (اگر مهارت بیشتری در تجزیه و تحلیل داده ها دارید ، می توانم ببینم که به مرحله ی بعدی).

قصد خود را به خاطر بسپارید.
به این فکر کنید که چرا در وهله اول می خواهید بازخورد خود را به اشتراک بگذارید. پورتر می گوید ، شما این کار را انجام می دهید زیرا می خواهید به فرد کمک کنید تا موفق شود. در آن زمان ، ممکن است احساس خیرخواهی نسبت به آن کمتر باشد - شما فکر می کنید فقط باید عادت های بد را کنار بگذارید یا کارهای شل و ول را برطرف کنید - اما هر نوع بازخورد به تیم شما کمک می کند تا یاد بگیرد و رشد کند. شما همچنین می خواهید اعتماد آنها را جلب کنید. فریان بیلیموریا ، مدیر عملیات افراد در ، می گوید اگر بازخورد ارائه نکنید ، شخص دیگری کار خوبی را انجام می دهد و ممکن است انجام ندهد. اشتراک مهارت ، یک انجمن یادگیری آنلاین است. در طول مکالمه ، قصد خود را بیان کنید. بگو ، من این را به تو می گویم زیرا من به تو اهمیت می دهم ، و می خواهم تا حد ممکن موثر باشی.

به محتوا فکر کنید ، نه به تحویل کالا.
پورتر می گوید ، بسیاری از مدیران نگران این هستند كه چگونه می خواهند ضربه را بجای آنچه كه می خواهند بیان كنند ، تلطیف كنند. این یادداشت مانند آماده شدن برای سخنرانی و تمرکز بر روی آنچه می پوشید به جای محتوای ارائه خود است. از خود بپرسید ، پیام اصلی من چیست؟ امیدوارم این شخص چه چیزی را از گفتگو دور کند؟ می خواهم بعد چه اتفاقی بیفتد؟ آنچه را که می گویید بنویسید و در حمام یا یک همکار معتمد تمرین کنید. به جای بحث در مورد احساسات ، رفتار یا عمل را صفر انجام دهید و مثالهای مشخصی بزنید ، مانند اینکه متوجه شدم شما در آن جلسه 6 بار مردم را قطع کردید (در مقابل با همکاران بی ادب هستید).

مربوط: در اینجا دقیقاً نحوه دستیابی به یک برنامه انعطاف پذیر در محل کار وجود دارد

با یک سوال شروع کنید
بحث باید یک گفتگو باشد ، نه یک مونولوگ. بگویید ، من دوست دارم برای به اشتراک گذاشتن بازخورد با شما مکالمه داشته باشم. آیا آن خوب است؟ پورتر می گوید ، طبیعی است که بله بگوید ، اما با درخواست اجازه ، ممکن است رابطه را تقویت کنید. تاکتیک دیگر: از شخص دیگر بخواهید گفتگو را هدایت کند. بگویید ، من دوست دارم در مورد شما صحبت کنم ایکس . به نظر شما چه چیزی خوب پیش رفت؟ فکر میکنی چی نکرد؟ به کارمند خود فرصت دهید تا پاسخ دهد. در بسیاری از موارد ، آنها از قبل می دانند که در کجا کوتاه می آیند ، می گوید: فران هاوزر ، نویسنده کتاب افسانه دختر خوب (16 دلار amazon.com ) وقتی به جای انتقاد ، مکالمه را به عنوان همکاری تنظیم می کنید ، لحن صدا حمایت بیشتری می کند.

از کلمات کمتری استفاده کنید
تا حد ممکن دقیق باشید. عبارات مبهم یا کلیشه ای (شما باید روی حضور اجرایی خود کار کنید) یا بازخورد با روکش شکر برای شنونده گیج کننده است و این احتمال را دارد که آنها به طور کامل از نظر شما غافل شوند. پورتر می گوید ، اگر از 100 کلمه استفاده می کنید تا بگویید کسی یک ضرب الاجل را از دست داده است ، بیش از حد توضیح می دهید. بیلیموریا می گوید ، و هنگامی که کلمات و نرم کننده های پرکننده را بار می کنید (من می دانم که شما بیش از حد کار کرده اید) ، بازخورد شروع به احساس شخصی می کند و سوگیری می تواند در شما رخ دهد. درعوض ، به اصل مطلب رسیده و آنچه مشاهده کردید را ذکر کنید. بگو ، من متوجه شدم که مهلت دو گزارش گذشته را از دست داده ایم. چی شد؟

پیام خود را کم نکنید.
بیلیموریا می گوید ، عادت معمول ساندویچ بازخورد منفی بین دو قطعه ستایش غریزی است ، اما این یکی از بزرگترین اشتباهاتی است که مدیران مرتکب می شوند. پنهان کردن بازخورد در داخل تعارفات پرتاب نیرو را از کلمات شما بیرون می کشد. مردم شاهد آمدن آن هستند. پورتر می گوید ، آنگاه آنها مثبت را کنار می گذارند ، منتظر منفی می مانند و به گفته های شما اعتماد نخواهند کرد. هاوزر می گوید کاری که می توانی انجام دهی مهربان اما مستقیم باشد: بازخورد را مثبت بیان کن. بگویید ، خیلی خوب پیش می رود ، اما من در مورد برخی موارد که نیاز به بهبود دارند بازخورد سازنده دارم یا توصیه هایی دارم که ممکن است به شما کمک کند.

مربوط: با این نکات مدیریت ایمیل از طرف حرفه ای ، برای همیشه صندوق ورودی خود را حل کنید

زمینه را فراهم کنید.
چرا کسی دیر تحویل کار خود را می دهد؟ یا آیا ارائه ها کاملاً قالب بندی نمی شوند؟ ممکن است پاسخ ها برای شما واضح باشد ، اما یک کارمند باید دلیل عقاید شما را بفهمد. سعی کنید یادداشت های خاصی را در داخل تصویر بزرگتر قرار دهید - به عنوان مثال ، وقتی بخش کار ما تأخیر دارد ، این امر روی تیم های دیگر نیز تأثیر می گذارد ، یا وقتی وضعیت مالی شما نامناسب به نظر می رسد ، می تواند به مردم نسبت به تعداد شما اطمینان نداشته باشد. هاوزر می گوید ، توضیح اینکه چرا انتقادات و پیشنهادات شما مهم است ، می تواند تحویل و شنیدن آن را آسان کند.

همدل باشید
دریافت نظرات انتقادی سخت است. مهم نیست که چقدر در ارائه بازخورد مهارت دارید. پورتر می گوید هنوز هم نیش می زند. خیلی سخت گیر نباشید ، به دیدگاه طرف مقابل گوش دهید و آرام باشید. همچنین اگر می توانید از کلمه شما خودداری کنید. هاوزر می گوید ، انتخاب واژه های ظریف می تواند باعث شود مکالمه به جای یک حمله ، مانند یک گفتگو احساس شود. به عنوان مثال ، به جای اینکه بگویید ، این کاری است که من فکر می کنم شما می توانستید متفاوت انجام دهید ، بگویید ، این همان کاری است که فکر می کنم می توانست به گونه دیگری انجام شود.

آن را رو در رو انجام دهید.
هاوزر می گوید ارائه اخبار سخت از طریق ایمیل یا تلفن وسوسه انگیز است ، اما ملاقات حضوری (یا از طریق اسکایپ یا FaceTime) م isثرتر است. به شما امکان می دهد نشانه های غیرکلامی و قصد عاطفی یکدیگر را بخوانید. هاوزر می گوید رو در رو بودن تنها راهی است که می تواند اطمینان حاصل کند که شخص مقابل می تواند دلسوزی شما را درک کند. همچنین ، اگر نمی توانید کارمند خود را ببینید ، تشخیص اینکه آیا آنها از آنچه که می گویید ناراحت هستند یا حتی توجه به آنها ناراحت است سخت تر خواهد بود. هاوزر می گوید ، صاف بنشینید و تماس چشمی خود را حفظ کنید ، مهم نیست که چقدر دشوار باشد.

برنامه پیگیری داشته باشید.
مکالمه را با بحث در مورد مراحل بعدی ببندید. بپرسید چگونه می توانید مفید باشید و با هم تصمیم می گیرید که چه زمانی باید دوباره صحبت کنید (بسته به مسئله ، روزها ، هفته ها یا ماه ها بعد). سپس بعد از یك یا دو روز كنترل كنید تا احساس فرد مقابل را ببینید. پورتر می گوید طبیعی است که گیرنده بازخورد کمی زخمی از مکالمه دور شود ، حتی اگر مکالمه مثمر ثمر باشد. بیلیموریا می گوید شما باید به مردم وقت بدهید تا پردازش كنند. کلید روابط قوی بازگشت به عقب است. وقتی این کار را انجام دادید ، اعتماد کسب خواهید کرد ، این امر باعث می شود دفعه بعدی بازخورد به اشتراک بگذارید.

به یاد داشته باشید که بسیار تعریف کنید.
ارائه بازخورد مثبت را بخشی از برنامه معمول خود قرار دهید - فقط آن را در مکالمات ناخوشایند فشار ندهید. هدف این نیست که فقط مردم را جابجا کنیم یا به همه جایزه دهیم. بازخورد مثبت یک ابزار توسعه حرفه ای است. اول از همه ، سازنده است - برای افراد مفید است که بدانند چه کاری خوب انجام می دهند تا بتوانند آن را ادامه دهند. دوم ، این کمک می کند تا فرهنگی ایجاد شود که در بازخورد بازتر و تحمل بازخورد باشد ، می گوید پورتر. در اینجا نیز خاص باشید. بگویید ، من شیوه برخورد شما با این چالش را خیلی دوست دارم یا از اینکه با سایر بخش ها صحبت کردید تا خرید آنها را انجام دهید بسیار خوشحالم. و اغلب آن را بگویید. هاوزر می گوید ، برای هر مورد انتقاد ، شما باید حداقل پنج قطعه ستایش کنید. این باعث می شود مردم به جایی برسند که مشتاق بازخورد هستند.