همه ما برای نامه نگاری فوری به ایمیل اعتماد می کنیم - و اطمینان می دهیم که بسته آمازون ما در راه است. اما به قول شما امن است ، با وجود همه هدیه های قابل ستایش ، صندوق ورودی ایمیل شما اگر برداشته نشود ، به سرعت می تواند به ناحیه وجود شما تبدیل شود. و مشاهده صندوق ورودی بهم ریخته تقریباً همه استرس زا است.

بررسی منظم ایمیل یک کار روزمره است که اجتناب از آن غیرممکن است و مهم نیست که چقدر در زدن 'پاسخ به همه' تلاش کنید ، مدیریت صندوق ورودی ایمیل آسان تر از انجام آن است. و اگر کمتر کوشش می کنید - مانند موارد دیگر ، بیشتر مستعد اجازه دادن به کارهای خود هستید ایمیلها بدون آدرس جمع می شوند - احتمالاً کمبود سازمان صندوق ورودی (و نگرانی از بدهی به ایمیل) وجود دارد روی بهره وری شما تأثیر می گذارد بیش از آنچه شما متوجه شوید. خوشبختانه راهی برای خروج از سوراخ بی نظم صندوق ورودی وجود دارد. در تلاش برای مدیریت بهتر صندوق های بی قاعده خود ، از نکات مثبت بهره وری برای هک های مدیریت ایمیل صرفه جویی در وقت (بخوانید: صرفه جویی در زندگی) استفاده کردیم که می تواند ما را به صندوق ورودی به ظاهر دست نیافته صفر نزدیک کند.

مربوط : 6 مورد مشترک همه ایمیل های کاری موثر

آیتم های مرتبط

1 ایمیل را فقط برای 15 دقیقه در هر بار بررسی کنید

به گفته کارشناس بهره وری و بنیانگذار پرس Inkwell ، تونیا دالتون ، می توانید با چک کردن کوتاه ایمیل ها ، بهره وری خود را به حداکثر برسانید ، انفجارهای 15 دقیقه ای . او می گوید: 'از اینكه چند ایمیل می توانید بخوانید و در مدت زمان كوتاهی به آنها پاسخ دهید ، تعجب خواهید كرد.' 'مهم این است که یک تایمر تنظیم کنید ، بنابراین شما می دانید که 15 دقیقه از وقت شما تمام می شود و چه زمانی زمان رفتن به کار دیگر است.'

دو برنامه زمانبندی بلوک های ایمیل را تنظیم کنید

در همین راستا ، عادت داشته باشید که بلاک های زمانی مشخص (از 15 دقیقه) را صرفاً برای بررسی ایمیل تعیین کنید. خواندن ایمیل ها به صورت نورد چون در صندوق ورودی شما آب می خورند در نهایت مانع بهره وری می شود. برای مشاغلی که برقراری ارتباط مداوم در آنها بسیار مهم است ، ایجاد یک برنامه ممکن است واقع بینانه نباشد. اما اگر یک نگاه طولانی و سخت به شغل خود بیندازید ، ممکن است دریابید که تعیین زمان خواندن ایمیل ، مثلاً هر 60 یا 90 دقیقه امکان پذیر است. هشدارها را در تقویم خود تنظیم کنید تا زمانی که عادی باشید. اگر کسی واقعاً به شما احتیاج دارد ، دوباره به شما ایمیل می زند ، ارسال پیام مستقیم ، یا زنگ بزن. اگر از ایمیل خود در تلفن خود استفاده نمی کنید ، افرادی را که باید پیگیری کنید به عنوان خوانده نشده علامت گذاری کنید تا بعداً فراموش نکنید که پاسخ دهید.

مربوط: مدیریت زمان را فراموش کنید - توجه مدیریت مسیر بهتری برای بهره وری است

3 به طور هدفمند از پوشه پیش نویس استفاده کنید

چارلز دهیگ ، روزنامه نگار و نویسنده پرفروش کتاب 'می گوید: اجازه ندهید جعبه پست الکترونیکی شما به لیست کارهای شما تبدیل شود ، چیزی که از بالا به پایین کار می کنید.' دقیق تر ، سریع تر ، بهتر . این بدترین لیست ممکن است ، زیرا به معنای واقعی کلمه همه می توانند به آن اضافه کنند.

لیست کارهای ایمیل خود را فقط با باز کردن مواردی که به توجه شما نیاز دارند ، ایجاد کنید. ایمیل های مهمی را که نیاز به پاسخ فوری دارند (به عنوان مثال ، برای پروژه های دارای اولویت یا از رئیس خود) جستجو کنید. و فقط آن پیام ها را باز کنید - یا پاسخ را بزنید. پنجره پاسخ را در رایانه خود باز نگه دارید ، یا پیش نویس را در پوشه پیش نویس منتظر بگذارید. لیست کارهای شما وجود دارد: این مجموعه پاسخ. به جای تلاش برای از بین بردن مقدار بیشتری از مطالب کمتر مرتبط ، از زمان ایمیل تجویز شده خود برای نوشتن پاسخ های دقیق و متقن استفاده کنید. به این ترتیب هدف شما می تواند به جای صندوق ورودی خالی کاملاً خالی ، یک پوشه پیش نویس خالی انجام دهید.

4 ایمیلها را به صورت دسته ای دریافت کنید

اگر نمی توانید کمک کنید اما هر زمان صدای پینگ را می شنوید ، یک روش آسان برای کنترل ایمیل مداوم در صندوق ورودی (و جلوگیری از حواس پرتی) استفاده از ابزاری مانند BatchedInbox پلاگین برای Gmail می تواند شما را از حواس پرتی مداوم نجات دهد. ایمیل های شما را دسته بندی می کند و آنها را به صورت موج برای شما می فرستد - البته فقط در زمان دقیق انتخاب شما.

5 بی رحمانه لغو اشتراک کنید

حذف یک به یک خبرنامه های بی ربط و اعلان های فروش ممکن است توهم بهره وری را از بین ببرد ، اما جست و جو از طریق نامه های ناخواسته همان هفته به هفته فقط باعث عدم کارایی ایمیل می شود. دالتون می گوید: 'طبق قانون ، همه خبرنامه ها باید دارای پیوند لغو اشتراک باشند.' برای ارسال درخواست لغو اشتراک وقت بگذارید و روی آن پیوند کلیک کنید. این یک سرمایه گذاری 10 ثانیه ای است که در قالب صندوق ورودی تمیزتر نتیجه می دهد. '

دالتون همچنین یادآوری می کند که ثبت نام برای برنامه یا سرویس لغو اشتراک ایمیل برای پاکسازی صندوق ورودی شما ضروری نیست. وی می افزاید: 'بسیاری از این برنامه ها در حقیقت آدرس ایمیل شما را به شرکت های دیگر می فروشند تا آنها را در تجارت حفظ کنند.'

مربوط: چگونه تلفن خود را تمیز کنیم؟

6 ویژگی پیش نمایش را روشن کنید

اگر از ویژگی پیش نمایش برنامه ایمیل شما برخوردار است (اکثر آنها وجود دارد) از آن استفاده کنید. با این کار می توانید چند خط اول پیام را در یک پنجره جداگانه نگاه کنید ، بنابراین برای خواندن آن مجبور نیستید آن را کاملاً باز کنید و می توانید ناخواسته را فوراً حذف کنید. (پاداش: این همچنین شانس شما را برای باز کردن یک پیام با یک ویروس متصل کاهش می دهد.)

7 فقط یک بار ایمیل را لمس کنید (و از Five D استفاده کنید)

دالتون پیشنهاد می کند به محض باز کردن پیام با در نظر گرفتن 5 D ، اقدام کنید: انجام ، تفویض ، حذف ، تأخیر و تعیین. وی می گوید: 'ایمیل هایی را که به کمتر از دو دقیقه زمان نیاز دارند به سرعت انجام دهید و نامه هایی را که نیاز به اقدام از طرف شخص دیگری دارند ، به آنها منتقل کنید.' عضویت را فوراً لغو کرده و پیام هایی را که به هیچ اقدامی نیاز ندارند حذف کنید و اعلان هایی را که برای انجام آنها به بیش از دو دقیقه زمان نیاز دارید موکول کنید. سرانجام ، ایمیل هایی را که حاوی اطلاعات مربوط به یک پوشه جداگانه هستند ، پرونده کنید تا در آینده بتوانید آنها را راحت تر پیدا کنید.

مربوط: 7 دستورالعمل آداب ایمیل که همه باید دنبال کنند

8 پوشه ها دوست شما هستند

وقتی از صندوق ورودی خود به عنوان فضای ذخیره سازی پیش فرض استفاده می کنید ، به سرعت به یک کشوی ناخواسته دیجیتالی تبدیل می شود ، که یافتن آنچه شما نیاز دارید را مشکل می کند ، می گوید پگی دانکن ، یک متخصص بهره وری شخصی در آتلانتا. مطمئناً می توانید پیام ها را به صورت دستی در پوشه ها مرتب کنید ، اما حتی بهتر ، می توانید فیلترهای خودکار را تنظیم کنید که پیام ها را مستقیماً به یک پوشه ترجیحی هدایت کند. به عنوان مثال ، اعلان های فیس بوک می توانند مستقیماً به یک پوشه رسانه های اجتماعی بروند. تمام پیام های تیم بازاریابی مستقیماً در پرونده ابتکارات بازاریابی شما قرار می گیرد. (Gmail این کار را به صورت خودکار انجام می دهد ، اما شما می توانید با سایر سرویس های ایمیل مانند Microsoft Outlook سیستم مشابهی را تنظیم کنید.) هنگامی که همه ایمیل های یک نوع مانند خبرنامه ها در پوشه خود گروه بندی شوند ، می توانید همه موارد را انتخاب کرده و موارد ناخواسته را با استفاده از با یک کلیک. یک تنظیم مرتب سازی خودکار ایمیل را پیدا کنید که برای شما و کارهای شما مناسب باشد ، سپس آن را دنبال کنید.

9 یک پاسخ کنسرو شده تهیه کنید

اگر چندین پیام حاوی درخواست های مشابه دریافت می کنید ، دالتون توصیه می کند یک پاسخ کنسرو پیش فرض بنویسید که می توانید با هر پاسخ ایمیل کمی تنظیم و شخصی سازی کنید. او می گوید: 'پاسخ پیش فرض را به عنوان یکی از امضاهای ایمیل خود ذخیره کنید تا بتوانید به راحتی متن ایمیل های خود را پر کنید.' نبوغ ، درسته؟ (فقط فراموش نکنید که برای گیرنده و شرایط اصلاح کنید.)

مربوط: چگونه در هنگام کار از خانه کارهای واقعی انجام شود

10 برای مرتب سازی نامه ، یک حساب مستعار ایجاد کنید

بسیاری از سیستم عامل های ایمیل (شامل Gmail) به شما امکان می دهند حساب های مستعار ایجاد کنید که همه در یک صندوق ورودی واحد تغذیه می شوند. دالتون درباره تاکتیکی که برای تنظیم صورتحساب ها و سایر اسناد مالی مهم به کار می برد ، گفت: 'حساب های مستعار خود را تنظیم کردم تا در یک پوشه واحد قرار بگیرم.' 'من تا صبح جمعه که با اختصاص وقت برای نشستن و مرتب کردن همه امور مالی خود با هیچ یک از این نامه ها سر و کار ندارم.'

یازده فقط نکن پاسخ.

آنجا گفته شده است. این توصیه فراتر از پرداختن به نامه های ناخواسته آشکار است - و بدیهی است که ما روح شما را سرزنش نمی کنیم. ما در حال صحبت کردن در مورد این پیام از طرف همکار شما هستیم. دهیگگ اظهار داشت که اغلب مردم وقتی می توانند جواب خود را پیدا کنند ، س questionsال می کنند. و اگر من پاسخی ندهم ، آنها می خواهند جوابها را پیدا کنند. چگونه بدون احساس بی ادبی این نوع تفکر را پیاده می کنید؟ با نگرانی بیشتر از زمان دیگران نسبت به خود و وقت خود (آه!). مانترا برای تمرین: هیچ دلیلی وجود ندارد که من به مردم پاسخ دهم فقط به این دلیل که آنها برایم ایمیل می کنند.

12 در رویای Inbox-Zero دوباره فکر کنید

این شاید مروارید مناسب خرد برای همه نباشد - چیزی که به شدت خشنود کننده بسیاری از مردم است در مورد پایان دادن و شروع هر روز با یک صندوق ورودی تمیز وجود دارد. اما ، برای شما ، شاید این انتظار غیرواقعی و حتی کمی خفقان آور باشد. دهیگگ می گوید ، خالی کردن صندوق ورودی خود از نظر مذهبی ممکن است صادقانه باعث اتلاف وقت شود (و شاید واقعاً در مورد چیز دیگری باشد). ضربه زدن به حذف ، حذف ، حذف ممکن است رضایت بخش باشد یا به نظر می رسد مثمر ثمر باشد ، اما چرا مزاحم می شوید؟ وی این سesال را مطرح می کند: آیا شما این کار را انجام می دهید زیرا باعث می شود احساس خوبی داشته باشید یا در واقع مفید است؟ و اگر مفید نباشد ، شاید نیازی به صندوق ورودی تمیز ندارید - و شاید باید از آن به عنوان فشار سنج موفقیت استفاده کنید.

مربوط: 8 نکته دیجیتال تخصصی برای کاهش زمان استفاده از صفحه نمایش