خواه مکاتبات شما شخصی یا شغلی باشد ، ما همه مرتکب می شویم که هر از گاهی نامه ای جعلی ارسال کنیم. (اگر فقط می توانستید حافظه ارسال آن نامه الکترونیکی نامناسب را به شخص اشتباهی حذف کنید!) دفعه بعدی که پیامی را برای توده ها تهیه کردید ، این دستورالعمل های آداب نامه ایمیل را دنبال کنید تا از بروز سو communication ارتباط برقرار نکنید.

مربوط: همه مواردی که باید (و نباید) در یک ایمیل خارج از دفتر کار گنجانده شود

آیتم های مرتبط

1 با احتیاط به همه پاسخ دهید

Aimee Symington ، مدیر عامل شرکت Finesse Worldwide می گوید ، به همه پاسخ ندهید ، مگر اینکه تک تک افرادی که در آن لیست توزیع هستند ، باید بدانند که شما چه باید بگویید. او پیشنهاد می کند نام های موجود در لیست را مرور کنید و فقط به کسانی که در واقع به پاسخ شما نیاز دارند پاسخ دهید. این ممکن است به معنای پاسخ دادن فقط به فرستنده یا سه نفر از هفت گیرنده باشد. و اگر مدیر یا همکار شما می خواهد روی چیزی کپی شود ، به درخواست او احترام بگذارید.

پاسخ های متفکرانه می تواند در وقت دیگران صرفه جویی کند. دایان گوتسمن ، بنیانگذار مدرسه پروتکل تگزاس ، خواه به دلایل تجاری یا اجتماعی باشد ، مردم از جریان ایمیل های ناچیز آزرده خاطر می شوند زیرا برای باز کردن آنها مجبور به توقف هستند. بنابراین قبل از پاسخ دادن به همه موارد با «نمی توانم» ، بار دیگر فکر کنید ، دفعه بعد که برای برانچ دعوت شدید.

دو هرگز یک موضوع را خالی نگذارید

Lizzie Post ، میزبان پادکست Awesome Etiquette ، می گوید یک موضوع خوب به دریافت کنندگان کمک می کند تا ایمیل را در اولویت قرار دهند. هر کاری می کنید ، آن را خالی نگذارید. هنگام تهیه یک عنوان ، آن را خاص و مختصر کنید و هجی و دستور زبان خود را تماشا کنید. پست می گوید ، این اولین چیزی است که فرد متوجه می شود.

مربوط: زندگی کاری خود را در 5 مرحله ساده سازماندهی کنید

از آنجا که یک عنوان باید محتوای ایمیل را منعکس کند ، کارشناسان توصیه می کنند با جریان مکالمه ، موضوع را به روز کنید. گاتسمن توضیح می دهد از خطوط موضوعی که ممکن است فوریت ایمیل را کم رنگ کنند اجتناب کنید (فکر کنید: س headال سریع برای ایجاد عنوان اصلی یک مشکل کاری) یا باعث شود شخصی پیامی را که فکر می کند قبلاً خوانده است از دست دهد. او پیشنهاد می کند اگر ایمیل از پیام اصلی فاصله زیادی داشته باشد ، یک موضوع جدید را شروع کنید.

3 سریع پاسخ دهید

در حالی که کارشناسان در مورد زمان پاسخگویی مناسب برای ایمیل ها به توافق نرسند ، اما موافق هستند که تقریباً در هر ایمیل پاسخ سزاوار است. اگر یک پاسخ ساده (متوجه شدم ، متشکرم یا به نظر می رسد یک برنامه خوب باشد) کافی است ، سعی کنید به محض خواندن ایمیل پاسخ دهید.

گاهی اوقات یک ایمیل به اطلاعاتی احتیاج دارد که جمع آوری آن ممکن است چندین روز طول بکشد - اما این بدان معنا نیست که شما اجازه می دهید افراد را حلق آویز کنید. سیمینگتون می گوید ، به آنها بگویید که ایمیل آنها را دریافت کرده اید و درصورت امکان باز خواهید گشت.

اگر به مسافرت می روید یا به یاد داشته باشید از پیام پاسخ خودکار استفاده کنید بیرون از دفتر ، وی اضافه می کند ، بنابراین دیگران می دانند که نباید منتظر پاسخ باشند.

4 با احتیاط به جلو بروید

پست می گوید مطمئن شوید که به دلایل درست به افراد مناسب هدایت می شوید. قبل از ارسال ، حساسیت محتوا را ارزیابی کنید - شامل پیوست ها ، نام ها و اطلاعات تماس برای همه افراد مرتبط با پیام. برخی از افراد ترجیح می دهند که اطلاعات تماس آنها خصوصی باقی بماند. اگر موضوعی حاوی نکات دقیق زیادی از یک بحث است ، یک ایمیل تازه شروع کنید.

مربوط: چگونه می توان 5 موقعیت همکار بسیار آزار دهنده را کنترل کرد

5 اگر هک شده است به کسی بگویید

ما همه آنجا بوده ایم. یک ویروس تسخیر می شود و قبل از اینکه بدانیم ، ما پدربزرگ را با پیوندهایی که باعث سرخ شدن همه می شود ، اسپم می كنیم. اگر به طور واضحی ویروس دریافت کردید ، به قربانی که ممکن است محرمانه نباشد را از آنچه در جریان است مطلع کنید. سیمینگتون می گوید ، فقط بگویید ، 'من می خواستم به شما اطلاع دهم که این اتفاق می افتد.' این یک کار خوب است

6 به هنر ایمیل احترام بگذارید

شما به فکر شخصی بودن اهمیت می دهید ، پس چرا شخصیت ایمیل خود را در همان استاندارد نگه ندارید؟ سیمینگتون می گوید ، ایمیل بازتابی از شماست و باید مانند یک نامه بیشتر از یک متن نوشته شود ، در حالی که هنوز اختصار را در ذهن دارید. املا ، دستور زبان و علائم نگارشی خود را بررسی کنید. همه حروف نشان می دهد شما داد می زنید ، و همه حروف کوچک نشان می دهد که شما تنبل هستید. وی اضافه می کند که بیش از حد تعداد قلم ها ، رنگ ها و صورت های لبخند می تواند تحریک کننده باشد.

دوستانه باشید بدون اینکه سعی کنید در شوخ طبعی زیاد از حد استفاده کنید. گاتسمن می گوید در صورت احتیاط خطا می کنید. زنگ اغلب در ایمیل گنگ می شود و شما نمی خواهید غیر حرفه ای ظاهر شوید زیرا کسی شوخی شما را نمی گیرد.

7 به یاد داشته باشید: در شام بدون ایمیل

اگر یک وعده غذایی گاه به گاه با یک مهم دیگر بخورید ، یک چیز است ، اما پست الکترونیکی را در مهمانی شام چک نکنید. در مورد جلسات در دفتر ، این بستگی دارد. اگر همکاران تلفن یا لپ تاپ را برای دسترسی به ایمیل در طول جلسات به اتاق کنفرانس بیاورند ، احتمالاً خوب است. او می گوید که توجه داشته باشید که فرهنگ های شرکت ها سیاست های مختلفی در مورد ایمیل دارند. ماهیت ایمیل را در کار خود بدانید تا مناسب باشد.