اگر قبلاً ایمیلی از طرف همکار خود دریافت کرده اید که دستورالعمل های بیش از حد شفاف ، درخواست های نامفهوم یا مسیر دریافت کنندگان بیش از حد غیر ضروری شامل ، شما در مورد اهمیت ارتباطات الکترونیکی موثر در محل کار می دانید. ایمیل های ارسالی بدون سازمان یا فکر می توانند در واقع مانع گردش کار شوند ، به طور کلی افراد را آزار می دهند و باعث سو. ارتباط غیرقابل پیشگیری می شوند.

بنابراین چگونه می توانید یک ایمیل واضح و م thatثر ایجاد کنید که تعادل درستی را بین جزئیات و مختصر ایجاد کند. یکی از موضوعات مناسب برای همه افراد مناسب درگیر؟ ابتدا باید بدانید چه زمانی باید چیزی از طریق ایمیل ارسال شود - در مقابل پیام مستقیم ، جلسه شخصی ، یا تماس تلفنی . ایمیل ها برای ارسال لیست های طولانی تر از دستورالعمل ها ، بررسی در یک پروژه یا به اشتراک گذاری پرونده ها ایده آل هستند. ارتباطات ایمیل همچنین ضبط کتبی مکالمات مهمی را که بعداً باید به آنها مراجعه کنید تضمین می کند. در اینجا شش کاری است که همه نویسندگان ایمیل موثر قبل از ارسال 'ارسال' انجام می دهند.

1. Subject Line را به حداکثر برسانید

اول از همه ، شما می خواهید موضوع را متناسب با پیام و / یا پاسخ خود تنظیم کنید. آیا برای شخصی که هفته گذشته از طریق ایمیل برای شما نامه نگاری کرده است ، نامه می نویسید؟ یک پیام قدیمی و غیر مرتبط را بلند نکنید و 'پاسخ' را فشار دهید - گیرنده شما دقیقاً همان چیزی را فراموش کرده است که یک هفته پیش برای شما نوشتند. Peggy Duncan ، یک مدیر کارشناس بهره وری شخصی در آتلانتا. احتمالاً گیرنده را گیج می کنید و بعداً یافتن پیام شما راحت تر خواهد بود.

دوم ، خاص باشید. به عنوان مثال ، در اینجا یک موضوع بد / مبهم وجود دارد: جلسه کارکنان. اکنون ، مورد بهتری وجود دارد: لطفاً این پیوست را تا ساعت 2 بعد از ظهر بیاورید. جلسه کارکنان. مارشا ایگان ، نویسنده کتاب ، می گوید وقتی جزئیات را وارد می کنید ، مانند عملی که لازم است یا جزئیات مکان و زمان ، به گیرنده کمک می کند تا فوراً اهمیت پیام شما را اندازه بگیرد. سم زدایی صندوق ورودی و عادت تعالی ایمیل (20 دلار amazon.com ) همچنین به آنها کمک می کند تا به یاد داشته باشند که کار مورد نیاز را انجام دهند.

مطمئن نیستید موضوع باید چه باشد؟ نیک مورگان ، نویسنده کتاب ، می گوید درمورد کلمات کلیدی ای که اگر مجبور شدید بعداً ایمیل را پیدا کنید از آنها استفاده می کنید آیا می توانید من را بشنوید؟ چگونه با یک دنیای مجازی ارتباط برقرار کنیم (11 دلار amazon.com )

2. دستورالعمل های دقیق ارائه دهید

شفافیت دستورالعمل های نوشته شده می تواند اثر بخشی یک ایمیل کار را ایجاد یا از بین ببرد. اگر وظایف مربوطه را به گروه دیگری اختصاص می دهید ، آنها را به تفکیک افراد تقسیم کنید و از نقاط گلوله استفاده کنید تا به همه کمک کند دقیقاً از هر کدام از آنها به طور خاص چه کمکی می کنند.

3. گیرندگان را با دقت انتخاب کنید

ونسا ون ادواردز ، نویسنده کتاب ، می گوید قبل از افزودن گیرندگان ، ایمیل را بنویسید علم موفقیت در بین مردم را مجذوب خود کنید (12 دلار ؛ amazon.com ) این کار نه تنها از ارسال تصادفی مخوف جلوگیری می کند ، بلکه به شما امکان می دهد گیرندگان را بر اساس محتوای ایمیل اضافه کنید. آیا می خواهید از این زنجیره های طولانی ایمیل چند نفره جلوگیری کنید؟ اگر به چندین نفر برای اظهارنظر در مورد چیزی مانند سند نیاز دارید ، ایجاد یک فایل قابل اشتراک گذاری (مانند Google Doc) را در نظر بگیرید ، جایی که همه می توانند بدون ارسال هزار ایمیل تغییراتی را در یک فضا پیشنهاد دهند.

مربوط: همه مواردی که باید (و نباید) در یک ایمیل خارج از دفتر کار گنجانده شود

4. زبان تخلیه را قطع کنید

ارسال ایمیل درباره snafu که نیاز به رفع مشکل دارد؟ به جای اینکه شاعرانه درمورد اینکه چه کششی است یا تقصیر آن است ، بر روی تمرکز کنید اقدام لازم برای حل یک مسئله به عنوان مثال ، به جای اینکه بگویید ، 'مشتری با ارائه ما مشکلی دارد و رفع آن دشوار خواهد بود' ، سعی کنید ، من دوست دارم که شما را در رفع چیزی که مشتری در تماس ما مطرح کرده است راهنمایی کنید. این باعث می شود بازخورد منفی دادن یا درخواست کارهای ناخوشایند از طریق ایمیل موثرتر است.

5. دستورالعمل های پاسخ را وارد کنید

حتی وقتی ایمیل شما به پاسخی احتیاج ندارد (من طی دو ساعت آینده در ملاقات پزشک خواهم بود یا به جای امروز می توانید گزارش خود را فردا تحویل دهید) ، بسیاری از افراد موظف هستند که با تأیید یا تشکر آن را تأیید کنند. به این افراد یک امر آسان بدهید. دانکن می گوید ، اگر نمی خواهید حرف خود را بشنوید ، در انتهای پیام خود 'بدون پاسخ لازم' را وارد کنید. این باعث صرفه جویی در وقت در هر دو طرف می شود و ایمیل های بی فایده را از بهم ریختگی جعبه ها متوقف می کند. همچنین هنگام نوشتن سوال از کسی پیشاپیش تردید نکنید. این کار باعث می شود تا وقتی شخص پاسخ می دهد ، وسوسه نشوید و یک تشکر یک خطی ارسال کنید.

6. زیاد شخصی نشوید

ایگان می گوید ایمیل ها برای واقعیت ها هستند نه احساسات. به دلیل عدم انعطاف صدا و زبان بدن در مکاتبات دیجیتالی ، احساسات خاص - احساس شما درباره یک همکار ، آنچه در مورد مهمانی همسایه خود فکر می کنید - به راحتی تفسیر غلط می شوند. اگر می خواهید یک مسئله حساس (یا کمتر از مثبت) مطرح کنید ، در عوض با آنها تماس بگیرید.

مربوط: 7 دستورالعمل آداب ایمیل که همه باید دنبال کنند

• توسط کایلین هریس
• توسط آندرا شانتیم
• توسط مگی سیور