هر کسی که در بدهی ایمیل است ، می داند که بدهکاری به شخصی (یا بسیاری از افراد) چقدر استرس آور است. آنها همچنین می دانند که مواجهه با موسیقی ، داشتن تأخیر و ارسال فشار چقدر سخت است.

آیا ارزش تأیید و عذرخواهی بابت تأخیر را دارد ، یا اینکه آن را خنک بازی کنید و مانند هیچ مشکلی رفتار کنید؟ آیا بعد از مدت زمان مشخصی حتی ارزش پاسخ دادن را دارد؟ قبل از اینکه مرتکب شوید آداب ایمیل faux pas ، مستقیماً از دو متخصص آداب و معاشرت ، بیشترین میزان و نبایدهای دیر پاسخ دادن به ایمیل را بخوانید (به علاوه چند پاسخ نمونه برای شروع کار).

1. تشخیص دهید که آیا واقعاً در پاسخ دادن دیر شده اید یا نه.

تصمیم بگیرید که آیا واقعاً دیر شده اید یا فقط احساس گناه می کنید ، می گوید دایان گوتسمن ، یک متخصص آداب و معاشرت ملی ، نویسنده آداب و رسوم مدرن برای زندگی بهتر (9 دلار amazon.com ) و بنیانگذار The Protocol School of Texas. شما یک پنجره 24 ساعته یا یک روز کاری دارید تا به یک ایمیل غیر اضطراری پاسخ دهید.

2. در بیشتر موارد ، ارزش عذرخواهی دارد.

این اتفاق می افتد ، همه مهلت قانونی را از دست می دهند یا نوشتن نامه را فراموش می کنند - تصدیق آن قبل از حرکت هرگز لطمه ای نخواهد زد. وقتی این اتفاق می افتد ، عذرخواهی لازم است ، می گوید: جودی آر. آر. اسمیت ، رئیس آداب معاشرت Mannersmith و نویسنده کتاب کتاب آداب و معاشرت: راهنمای کامل آداب و رسوم مدرن (10 دلار amazon.com ) عذرخواهی کنید و مکالمه را به جلو ببرید.

3. آن را کوتاه و دقیق نگه دارید.

هدف ایمیل سریع ، آموزنده و مختصر است. گوتسمن می گوید ، این چنین است كه شما باید نظارت كنید كه به موقع پاسخ ندهید (عمدی یا ناخواسته). نیازی به شعر پردازی ، به اشتراک گذاری TMI یا بهانه گیری نیست.

اسمیت می گوید ، توضیحات اغلب فقط مانع ایجاد می شود. نیازی به خلق قصه های بلند و قطعاً نیازی به حقیقت زشت نیست.

اگر قرار است کمی شخصیت به آن تزریق کنید ، گاتسمن می گوید با یک کار ساده ادامه دهید: متاسفم که زودتر به شما بازنگشتم. من در حال تحقیق در مورد درخواست شما بودم و ناخواسته از پاسخ سریع بلافاصله چشم پوشی کردم. بگذار همانطور بماند.

4- کلمات خود را هوشمندانه انتخاب کنید.

مطمئناً ، اگر به شخص مقابل نزدیک هستید ، لحن گاه به گاه و گفتگوی بیشتری مناسب است. گاتسمن پاسخی از این قبیل می گوید ، اوه خدا ، من خیلی متاسفم که این همه وقت کشیدم و به شما برگشتم. لطفا من را ببخشید! برای شخصی که به او نزدیک هستید عالی است ، اما شاید برای تبادل ایمیل حرفه ای با رئیس شما نباشد. یک تعجب حیوان خانگی که بسیاری از مدیران دارند این است که گزارشی دیر پاسخ می دهد با استفاده از عامیانه مانند ، بد من. آن را به عنوان نوازش یا غیر صادقانه می آید. بهتر است به یک آزمایش واقعی و واقعی بچسبم ، 'با عرض پوزش برای تأخیر' ، من درست می شوم و بهتر پیش خواهم رفت.

5. برای بهتر بودن تصمیم بگیرید.

داشتن یک ایمیل با مهلت نشستن و نشستن در صندوق ورودی سرگرم کننده نیست - و همچنین برای شخص دیگر ناخوشایند است. Gottsman می گوید ، در آینده به عنوان پرچم گذاری ایمیل های مهم توجه کنید تا از آنها غافل نشوید. به تأخیر انداختن با یک پاسخ تأخیر فقط باعث ناراحتی بیشتر اوضاع می شود.

چند نمونه ایمیل پاسخ دیرهنگام

اگر مهلت کاری مهمی را از دست داده اید ، اسمیت می گوید آن را مالک آن باشید ، سپس از صبر و شکیبایی شما متشکرم:

لطفا تاخیر را ببخشید. ما اکنون پروژه را نهایی می کنیم و فردا تمام اطلاعات درخواستی را توسط COB به شما خواهیم داد. از اینکه وقت بیشتری داشتیم از شما متشکریم ، زیرا ما توانستیم به طور کامل به تمام سوالات شما پاسخ دهیم و منتظر صحبت در جلسه هفته آینده با شما هستیم.

اگر کسی یادداشتی دوستانه و بدون مهلت برای شما ارسال کرده باشد ، اما این پاسخ مودبانه را نشان می دهد ، گوتسمن پیشنهاد می کند:

از ایمیل عزیز شما در مورد تبلیغات اخیر من متشکرم من طی چند روز گذشته مشغول جابجایی ادارات بوده ام و زمان از من دور شده است. من مشتاقانه منتظر می مانم که در میکسر هفته آینده با شما جبران کنم.

اگر کاملاً مهلت RSVP را از دست داد ، اسمیت می گوید ، mea culpa خود را کوتاه و شیرین کنید و به جای آن روی این رویداد تمرکز کنید.

بسیار متاسفم که تاریخ RSVP شما را از دست دادم ، البته ما در مراسم ویژه شما خواهیم بود. من قبلاً لباسم را پوشیده ام و شوهرم قصد دارد کفش های رقص خود را بپوشد.

اگر خبرهای بدی از یکی از دوستان یا اقوام خود دریافت کرده اید و پاسخ خود را به تعویق انداخته اید ، اسمیت این روش ملایم را دوست دارد:

ایمیل شما کاملاً غافلگیرکننده بود و من می خواستم صبر کنم تا لحظه ای آرام برای پاسخ واقعی داشته باشم. این باید زمان بسیار دشواری باشد ...

تنها زمانی که پاسخ ندادن اشکالی ندارد

اگر ایمیل چیزی است که شما به آن علاقه ندارید (فکر کنید: درخواست های انبوه) ، یا شخصی را ترجیح می دهید مسدود کنید ، & apos؛ حذف & apos؛ گاتسمن می گوید ، و دو بار فکر نکن.

مربوط: همه مواردی که باید (و نباید) در یک ایمیل خارج از دفتر کار گنجانده شود