دلیلی وجود دارد که چرا مدیریت زمان برای بسیاری از افراد به یک رویکرد دست نیافتنی و ناکافی برای بهره وری تبدیل شده است. شاید شما مهارت های ضعیف مدیریت زمان را بدترین نقص خود بدانید ، چیزی که شما را در خانه و محل کار باز می دارد. اما چرا باید از کسی انتظار داشت که بتواند زمان را 'مدیریت' کند؟ زمان یک ساختار نامشخص ، خودمختار است و بنابراین ذاتاً غیرقابل کنترل است.
چند بار به خود گفته اید که می خواهید بروید این کار را انجام دهید ساعت 2 بعد از ظهر شما شروع به انجام آن کار در ساعت 2 می کنید ، اما یک ایمیل فوری تر از طریق آن ارسال می شود - چیز ! - و شما باید به آن پاسخ دهید. شما سپس توسط خود مسحور می شوید صندوق ورودی پر از ایمیل های دیگر ؛ همچنین ممکن است به کسانی که پنجره آن بالا است پاسخ دهد. یک ایمیل به مقاله ای پیوند می دهد که شما را به یاد مقاله دیگری می اندازد که دوست شما روز دیگر برای شما ارسال کرده است و فراموش کرده اید آن را بخوانید. شما شروع به خواندن می کنید و متوجه می شوید که در حال حاضر 2:28 است ، و فقط یک ساعت برای انجام اولین کار وقت اختصاص داده اید. (نشانه اضطراب و خودزنی است.)
نمی توانید ساعت را به 2 بعد از ظهر برگردانید - یا زمانی که 28 دقیقه کار از دست رفته را جبران می کنید ، مکث کنید. چه شما می توان درعوض انجام دهید ، چگونگی دستیابی به بهره وری را دوباره تنظیم کنید. به جای تلاش (و عدم موفقیت) در هماهنگی با زمان ، بر خود مسلط شوید توجه - توانایی انتخاب اینکه چه موقع و بر روی چه چیزی تمرکز کنید.
چرا مدیریت زمان دیگر آن را قطع نمی کند
'تا زمانی که ما مسیر خود را برای بهره وری از نظر مدیریت زمان بیان کنیم ، ما همیشه پشت توپ هشت هستیم' ، می گوید مورا توماس ، یک کارشناس بهره وری و نویسنده مدیریت توجه .
به گفته توماس ، دو دلیل اصلی وجود دارد که مدیریت زمان ، به عنوان یک مفهوم ، برای بسیاری از افراد مناسب نیست. وی توضیح می دهد: 'یكی ، وقتی می گوییم مدیریت زمان ، این توهم را به ما می دهد كه در واقع كنترل زمان را داریم ، در حالی كه در واقع هیچ كدام از آنها نیستیم - بدون توجه به آنچه شما انجام می دهید ، راهپیمایی های زمانی انجام می شود.'
دو ، وقتی بیشتر افراد به فکر مدیریت وقت خود می افتند ، اولین غریزه آنها قرار ملاقات با خودشان است (ساعت 9 صبح ، من تجزیه و تحلیل سه ماهه خود را به پایان می رسانم ؛ در ساعت 10:30 ، پاسخ نامه های الکترونیکی را شروع می کنم). مسئله ، همانطور که توماس اشاره کرد ، این است که راحت تر کردن راحت قرار ملاقات با خودتان است. چه کسی قصد دارد شما را متوقف کند؟
زمان هنوز لازم و مهم است ، اما نباید تنها چیزی باشد که شما احساس شخصی بهره وری خود را به آن زنجیر می کنید. توماس توصیه می کند فقط از تقویم خود برای مواردی استفاده کنید که 'رابطه قوی با زمان دارند'. این قرار ملاقات های شما با افراد دیگر ، رویدادها ، مهلت تعیین شده برای انجام پروژه ها است.
سایر وظایفی که از نظر فنی مهلت ندارند ، در واقع در مقابل شخص دیگری پاسخگو نیستید ، رابطه ضعیف تری با زمان دارند. توماس می گوید ، برای این موارد ، مطمئناً می توانید در ساعت 3 بعدازظهر کار کنید ، اما 'اگر در این مدت زمان توجه خود را نیز کنترل نکنید ، مهم نیست'. 'هرگاه آن بلوک زمانی به پایان برسد ، اگر شما نیز توجه خود را مدیریت نکنید ، این کار انجام نمی شود.'
او می گوید: 'اگر مدیریت زمان به معنای قرار ملاقات با خود در تقویم خود باشد ، ما در این کار کوتاهی می کنیم و ما همیشه در آن شکست خورده ایم.' 'اما دلیل این که اکنون در آن موفق نیستیم این است که حواس پرتی ما بسیار زیاد است.'
مربوط: نکات کار از خانه ساده واقعی سردبیران قسم می خورند
منظور از مدیریت توجه شما چیست؟
توماس از طریق تحقیق ، نوشتن و تجربه آموزش بهره وری ، مدیریت توجه را به عنوان 'مجموعه ای از رفتارها که به شما این فرصت را می دهد تشخیص دهید سر شما در کجا قرار دارد ، و [توانایی] تغییر جهت به حالت مغز در حال حاضر مربوط تر است.
مدیریت توجه کاملاً از مفهوم مدیریت زمان یا زمان جدا نشده است ، زیرا همه آنها به هم مرتبط هستند. (همانطور که توماس اعتراف می کند ، 'از بعضی جهات ما در مورد معناشناسی صحبت می کنیم ، اما کلماتی که استفاده می کنیم قدرتمند هستند.')
اما به عنوان یک مفهوم ، هدف آن تغییر درک و استراتژی شما برای چگونه شما به خود انگیزه می دهید : به جای تمرکز بر تلاش برای کنترل زمان ، چیزی که هیچ کس نمی تواند آن را کنترل کند ، شما می توانید روی تمرین کنترل توجه خود تمرکز کنید - چیزی که بسیار عملی است (البته با تمرین و قدرت اراده). به بیان ساده ، توماس مصمم است که به مردم یادآوری کند که آنها دیگر درمانده نیستند و آنها را قادر می سازد تا کنترل روزهای شلوغ را بدست آورند.
با ظرفیت خود برای مدیریت توجه آشنا شوید
به منظور درک مدیریت توجه به عنوان یک روش بهره وری ، ابتدا باید نحوه عملکرد خود توجه را بطور گسترده و شخصی درک کنیم. بیایید و به 'حالتهای مغزی' توماس که ذکر شده است ، یا 'چهار چهارگوشه' توجهی که در هر نقطه از روز مشغول و جابجا می شویم ، برگردیم.
او می گوید ، 'اگر حالت های مختلف مغزی را كه می توانیم در آن دسته بندی كنیم - البته تعداد نامحدودی وجود دارد - اما فقط در سطل های كلی ، آنها عبارتند از: 1) واكنش پذیر و منحرف ، 2) متمركز و ذهنی ، 3) خیال پردازی یا ذهن سرگردان ، و 4) جریان.
1. واکنشی و حواس پرتی
این فضای اصلی است که اکثر افراد در طول روز در آن اقامت دارند ، خواه شما یک والدین در خانه باشید یا یک مشاور شرکتی. در این حالت ممکن است باشید تلاش کردن تمرکز کنید ، اما شما هنوز هم کنترل محیط اطراف خود را ندارید و در معرض حواس پرتی قرار دارید: اعلان های ایمیل ، سستی پینگ ، زنگ تلفن ، می خواهید یک مقاله جالب بخوانید ، کسی که پشت میز شما ظاهر می شود یک سوال سریع بپرسد ، احساس گرسنگی برای یک میان وعده ، یا یک کودک در انجام یک کار قطع می کند در حالی که شما در خانه مشغول کار هستید .
توماس می گوید: 'ما از چیزی به چیز دیگر تغییر می دهیم ... و فقط چند وظیفه ای - یا به عبارت دقیق تر ، تغییر وظیفه - هستیم.' شما ممکن است پروژه ای را شروع کنید که قصد دیدن آن را دارد ، اما انبوهی از عوامل حواس پرتی خارجی و درونی وسوسه های به تعویق انداختن شما را در وضعیت واکنشی و حواس پرتی نگه دارد ، که جای تعجب نیست ، ربع ایده آل مدیریت توجه برای داشتن بهره وری مطلوب است.
2. متمرکز و ذهن آگاه
توماس می گوید: 'این سطل دوم به نوعی قطب مقابل آن است.' حالت متمرکز و هوشیار یکی از مواردی است که در آن به طور فعال تمرکز می کنید. شما تلاش می کنید تا تمام توجه خود را به یک کار معطوف کنید (نوشتن و ارسال گزارش ایمیل طولانی) یا ممکن است زمان و تمرکز مشخصی را به مجموعه ای از کارها اختصاص دهید (وقت خود را برای ارسال چندین ایمیل ارسال کنید) خاموش)
در هر صورت ، توماس می گوید ، در این ربع 'شما قدم های خود را می کشید تا اطمینان حاصل کنید که شما مزاحم نخواهید شد ، شما فعالانه افکار دیگری را که خزیده اند بیرون می کشید ، و شما توجه خود را برای مدت زمان طولانی تری از نظر شناختی حفظ می کنید وظیفه طلبکارانه
این بارزترین فضای اصلی است که باید از آن بهره مند شوید تا بتوانید مثمر ثمرترین و کارآمدترین خود باشید. مراجع توماس کال نیوپورت ، نویسنده و دانشیار علوم کامپیوتر در دانشگاه جورج تاون ، که محبوبیت پیدا کرد اصطلاح 'کار عمیق' برای توصیف نوع کاری که در این حالت اتفاق می افتد
مربوط: 3 تکنیک آسان ذهن آگاهی که می توانید به یک روز کاری شلوغ وارد شوید
3. خیال پردازی یا ذهن سرگردانی
توماس توضیح می دهد: 'اینجاست که ما فعالانه توجه خود را به طور خاص هدایت نمی کنیم ، اما ما در برابر حواس پرتی مقاومت می کنیم.' 'شما اجازه می دهید ذهن شما سرگردان و عادلانه باشد بودن ، و شما عمداً به بیرون آوردن تلفن خود برای ارسال متن ، روشن کردن تلویزیون یا حتی قرار دادن پادکست 'نه' می گویید. توماس از این موارد به عنوان لحظات آرام یا 'در بین' لحظه ها یاد می کند ، جایی که شما منتظر اتوبوس هستید ، در صف برای سفارش در کافی شاپ یا عبور از یک پارکینگ برای بدست آوردن ماشین خود.
ممکن است به نظر بی خطر ، حتی هوشمندانه - مولد برسد! - پر کردن این لحظه های بین دوره ای با فعالیت یا حواس پرتی (چرا برخی از نامه های الکترونیکی را هنگام سوار شدن در آسانسور از دست ندهید؟) ، و اغلب هم ممکن است باشد. اما یافتن تعادل مهم است ، زیرا در طول این جیب های ذهنی کوچک سرگردان است که اتفاقات خوب می افتد.
او می گوید: 'این حالت خیال پردازی زمانی است که ما بینش داشته باشیم ، ایده بگیریم و خلاقیت ما واقعاً ظاهر شود.' شما نمی توانید به خود دستور دهید که بینش ، ایده جدیدی داشته باشید یا مسئله ای را حل کنید. این فقط در آن لحظات آرام است که ممکن است آن اتفاقات رخ دهد. ما به نوعی به این درک رسیده ایم که اگر کارهایی را انجام ندهیم ، انجام ندهیم ، انجام ندهیم ، تولید نمی کنیم. اما واقعاً ، دقیقاً عکس این قضیه صادق است. '
4. جریان
و سرانجام ، جریان وجود دارد ، وضعیت روانی عمیقاً متمرکز که در آن مغز شما متفاوت از هر چهار ربع دیگر کار می کند. این مفهوم روانشناختی اولین بار توسط روانشناس مجارستانی Mihály Csíkszentmihályi شناخته و نامگذاری شد و شامل از دست دادن بی دردسر خود در انجام یک کار است. 'معنای آن هنگامی که شما در جریان هستید این است که بخشی از مغز شما که خود را در زمان و مکان تشخیص می دهد (من گرسنه ام ، من سردم ، این خسته کننده است ، من تعجب می کنم اگر کسی پست اینستاگرام من را دوست داشته باشد) از بین برود توماس می گوید ، 'شما کاملاً در کار انجام شده غوطه ور هستید. این جذب کامل در کاری است که شما انجام می دهید. '
به عبارت دیگر ، بدون اینکه حتی متوجه آن شوید ، شما در منطقه هستید. مکان عالی ذهنی برای بهره وری ، درست است؟ توماس می گوید ، اما یک چیز جالب وجود دارد: 'شما نمی توانید به خود فرمان دهید تا جریان پیدا کنید' ، با این حال اضافه می کند که 'اگر شما برای مدت زمان طولانی در فضای اصلی متمرکز و هوشیار بمانید ، ممکن است خوش شانس باشید' به اندازه کافی برای جریان دادن به جریان است.
او می گوید: 'این چهار حالت مغزی است که می توانیم فعالیت مغز خود را در آنها انباشته کنیم ، و در نهایت مدیریت توجه این توانایی است که بفهمید در کدام یک از آنها قرار دارید و سپس آگاهانه به حالتی بروید که در آن لحظه بهترین خدمت را به شما خواهد کرد.'
چگونه توجه خود را مدیریت کنیم
اگر اولین گام برای تسلط بر مدیریت توجه ، پرورش آگاهی از جایی است که ذهن شما در یک لحظه مشخص است ، مرحله دوم این است که تشخیص دهید کدام حالت مغز برای انجام وظیفه ایده آل است - و سپس عمداً خود را به آن حالت مغز تغییر دهید تا آن را بدست آورید انجام شده.
منصفانه است که بگوییم 'متمرکز و با هوشیاری' - نه وضعیت 'واکنش پذیر و حواس پرت' بیشتر - یک مکان ایده آل برای زندگی در یک روز شلوغ است. اما صبح چطور خواب آلود و مه آلود هستید چگونه می توانید اولین چیز را به آنجا برسانید؟ یا حوالی ظهر که انبوهی از کارها در بشقاب شما رسماً طاقت فرسا است؟ یا حدود ساعت 3 بعدازظهر وقتی گرسنه هستید ، خسته شده اید و همکاران (یا خانواده) شما مزاحم هستند؟ شما کنترل را پس می گیرید.
'مردم به من می گویند که آنها باید کار خود را انجام دهند ، اما [آنها نمی توانند] زیرا آنها مدام در آنها صحبت می کنند. مردم هستند همیشه توماس توضیح می دهد: 'تنها راهی که می توانید در آن قطع نشوید این است که به مردم بگویید برای مدتی از قطع صحبت شما جلوگیری کنند.'
همانطور که توماس می گوید: توجه پادزهر حواس پرتی است. به جای اینکه اجازه دهید عوامل حواس پرتی شما را کنترل کنند ، نمایندگی خود را نسبت به آنها تشخیص دهید. او می گوید: 'دو روش مهم برای کنترل توجه شما ، کنترل محیط و فناوری شماست.' در اینجا چگونگی
محیط خود را کنترل کنید
یکی از راه های انجام این کار ایجاد سیگنال هایی است که با دیگران ارتباط برقرار می کنید و سعی می کنید تمرکز خود را حفظ کنید. این می تواند علامت واقعی مزاحم نشوید. ممکن است قرار دادن هدفون نیز باشد. اگر یک دفتر کار یا یک منطقه کار جداگانه دارید ، ممکن است درب بسته شود. یا اگر می خواهید همه موارد فوق باشد. 'سیگنال هرچه باشد ، صریحاً درمورد آن صحبت کنید - انتظار نداشته باشید که فقط به این دلیل که در مردم هدفون دارید ، می دانید که مزاحم نشوید. توماس اصرار دارد که باید به آنها بگویی. 'وقتی سیگنال مزاحم من بلند شود ، این بدان معناست که من را اذیت نکنید ، مگر اینکه واقعا اضطراری باشد. این نمونه ای از کنترل محیط شما است. '
انتظار نمی رود که کل روز سیگنال 'من را اذیت نکنید' داشته باشید ، واقع گرایانه نیست ، اما توماس توصیه می کند خود را خاموش کنید تا عمیقاً مثلاً 20 دقیقه در هر ساعت یا برای 90 یا چند دقیقه دو بار در یکبار تمرکز کنید. روز او می گوید: 'فرکانس و مدت زمان آن به شما بستگی دارد و این به ماهیت شغل شما یا میزان نیاز افراد اطراف شما به شما بستگی دارد.'
فناوری خود را کنترل کنید
هنگامی که شما یک محیط بدون حواس پرتی ایجاد کردید ، زمان آن است که نهایت حواس پرتی را از بین ببرید: دستگاه شما. هر بنر اعلان ، شماره ، نقطه ، پینگ ، DM ، برای جلب توجه شما طراحی شده است. آنها نیز به خوبی از پس این کار بر می آیند ، اما شما کنترل بیشتری نسبت به آنچه فکر می کنید دارید.
توماس توصیه می کند: 'دومین مرحله برای کنترل محیط و توجه شما این است که ایمیل خود را بسته یا به حالت آفلاین یا مزاحم نروید.' بله ، حتی اگر وظیفه شما در کار کردن ایمیل باشد.
او می گوید: 'اگر 50 ایمیل داشته باشم ، باید پاسخ دهم ، تنها راهی كه می خواهم انجام دهم این است كه جلوی ورود پیام های جدید را بگیرم.' 'در غیر این صورت من به 50 موجود نمی رسم ، زیرا من پاسخ اول را می دهم و سپس یکی جدید (و جدید و جدید) وجود خواهد داشت.' توجه خود را فقط به ایمیل های جدید معطوف کنید بعد از شما به پیامهای موجودی که برای پاسخگویی تعیین کرده اید پاسخ داده اید.
توماس می گوید ، سپس تلفن خود را پنهان کنید - و 'هر چیز دیگری در اطراف شما که وزوز می کند یا پینگ می کند یا ارتعاش می کند یا در غیر این صورت توجه شما را جلب می کند'. آن را روی «مزاحم نشوید» ، ساکت و رو به پایین قرار دهید - یا حتی بهتر ، جایی دور از چشم. 'مطالعات نشان می دهد که فقط حضور تلفن ما حواس ما را پرت می کند ، حتی اگر خاموش و رو به پایین باشد.' (وحشت نکنید ، می توانید تلفن و ایمیل خود و گپ های گوگل و توییتر و همه موارد دیگر را بررسی کنید وقتی دوره تمرکز تعیین شده شما تمام شود)
اگر کسی هستید که دوست دارد صدای زمینه ، مراقب آنچه برای گوش دادن انتخاب می کنید باشید. شما ممکن است یک پادکست فکر کنید ، دفتر تکرار یا موسیقی رپ به شما کمک می کند تمرکز کنید ، اما می تواند برعکس باشد.
'همه متفاوت هستند ، اما مطالعات نشان می دهد که به طور کلی ، این فوق العاده باعث حواس پرتی می شود. توماس می گوید: بیشترین حواس پرتی برای مردم صدای دیگران است. 'اگر واقعاً سر و صدا می خواهید ، آن را سر و صدا کنید: موسیقی کلاسیک ، صداهای موج اقیانوس ، جیرجیرک جیرجیرک یا آتش سوزی.'
مربوط: صدای سفید ، صدای صورتی یا صدای قهوه ای - کدام رنگ برای شما مناسب است؟
وظایف را خراب کنید و نقاط توقف را تعیین کنید
وقتی تصمیم گرفتید زمان انجام یک کار را داشته باشید و وقفه های احتمالی را برطرف کنید ، آن کار را انجام دهید ، 'یا تا زمانی که تمام شود یا به نقطه توقفی که قبل از شروع تعیین کرده اید برسید.' اینجاست که زمان و توجه دست به دست هم می دهند.
اگر این یک وظیفه بزرگ است ، آن را به قطعات قابل دستیابی تقسیم کنید ، اتمام آن به نقاط توقف تعیین شده شما تبدیل می شوند. با توجه کامل به هرکدام از آنها بپردازید تا زمانی که تمام شوند. یا یک تایمر تعیین کنید و تصمیم بگیرید که تمام توجه شما را به سمت تکمیل آنچه می توانید در آن بازه زمانی معطوف کنید ، قرار دهید.
شروع به اصلاح عادت های قدیمی کنید
این مرحله در مورد تمرین عادات بالا است تا توجه شما را به عنوان طبیعت دوم قرار دهید.
'مردم از من زیاد می پرسند ، & apos؛ آیا ما به دستگاه های خود اعتیاد داریم؟ & apos؛ توماس می گوید ، من روانشناس نیستم ، اما آنچه می توانم به شما بگویم این است كه فن آوری ما به طور عادی در حال ایجاد عادت است. 'همه برنامه های موجود در تلفن های ما ... برای سرقت توجه ما طراحی شده اند.'
تغییر کار از وظیفه به وظیفه دیگر یا تن دادن به وسوسه پاک سازی اعلان ، بررسی متن ، روشن شدن تلویزیون برای ایجاد سر و صدای پس زمینه - همه اینها به بخشی از زندگی روزمره ما تبدیل شده اند. ما اساساً آموزش دیده ایم که در هر مرحله حواسمان را پرت کنیم. توماس معتقد است: 'ما در معرض حواس پرتی عادت کرده ایم.'
او می گوید: 'با كاهش انحراف از توجه ،' شما به مدت طولانی تری بدون آنها عادت می كنید و توانایی خود را برای تمركز طولانی مدت افزایش می دهید. ' همانطور که حواس پرتی باعث دور شدن توجه شما می شود ، کنترل آن حواس پرتی باعث افزایش دامنه توجه شما می شود. [در نهایت] ، به جای اینکه هر چند دقیقه یکبار سوئیچ کنید ، هنگام تعویض توانایی انتخاب بیشتری دارید. '
توماس نتیجه گیری می کند: 'عدم موفقیت ما در دستیابی به مهمترین چیزهایی که برای ما مهم است - و من این است که بهره وری را چگونه تعریف می کنم - به این دلیل نیست که روزانه وقت کافی نداریم.' 'ما طوری رفتار می کنیم که گویی کاملاً در مقابل همه چیزهای اطراف خود درمانده ایم ، در حالی که واقعاً اینگونه نیستیم. به نظر من ، این مهمترین پیام است و من بیشترین علاقه را به آن دارم ... من واقعاً می خواهم مردم درک کنند که شما بر توجه خود کنترل دارید. خوب ، شاید شما فعلاً چنین کاری نکرده اید ، اما می توانید.
مربوط: آیا می خواهید به تعویق انداختن را متوقف کنید؟ در اینجا 7 ترفند مختلف وجود دارد که اکنون سعی کنید (نه بعدا)
