نحوه ذخیره و سازماندهی اسناد مهم در خانه

حتی کثیف ترین و پر سروصداترین پرونده بایگانی اسناد شخصی را می توان برای ارسال ارسال کرد - شما فقط به زمان ، صبر و یک استراتژی محکم برای نگهداری کاغذ نیاز دارید. چه برای اولین بار از تحصیل خارج شده اید و چه برای بزرگسالی ، یا در خانه بچه های زیادی زندگی می کنید ، هرکدام از آنها اسناد شخصی مهم خود را دارند ، شما به یک سیستم ذخیره سازی کاغذ مادام العمر نیاز دارید که می تواند به شما کمک کند همه چیز را از ادعاهای بیمه تا اظهارات کارت اعتباری در اینجا چگونگی پیدا کردن و ثبت اسناد مهم در خانه تا حد ممکن آسان است.

مربوط: نحوه جایگزینی (و ذخیره) اسناد اساسی

1. شمع ها را مرتب کنید

شروع کنید و کارهای اداری خود را به دسته هایی تقسیم کنید (خانه ، مدرسه ، حیوانات خانگی). اسناد منسوخ یا غیر ضروری را که حاوی اطلاعات شخصی هستند ، مانند نام ، آدرس و به ویژه تأمین اجتماعی یا شماره کارت اعتباری ، خرد کنید. اسناد حساس کمتر می توانند بازیافت شوند.

2. با سهولت مرتب کنید

ابتدا برچسب هایی را با دسته بندی های تصویر بزرگ فهرست شده و سپس توضیحات محدودتر (پزشکی: جولی یا مالیات: 2017) ایجاد کنید. از پوشه های مانیل با همه زبانه های سمت راست یا چپ استفاده کنید - سرعت برگرداندن آنها از زبانه های موقعیت مرتب سریع تر است - و الفبایی می شوند.

3. اندازه مناسب

میزان فضای ذخیره سازی مورد نیاز خود را تعیین کنید. به عنوان مثال اگر بیشتر پرونده های خود را بصورت دیجیتالی نگهداری می کنید ، از یک کابینت بزرگ بایگانی استفاده نکنید. این اتلاف فضا است و ممکن است وسوسه شوید که آن را با پرونده هایی که نیازی به آنها ندارید یا مواردی که در کابینت پرونده نیستند پر کنید. در عوض ، جعبه پرونده دسک تاپ را انتخاب کنید.

4- فرکانس را در نظر بگیرید

مکانهای ذخیره سازی خارج از راه (فکر کنید قفسه های بالا در کمدهای کم مصرف) مکانهای عالی برای بایگانی پرونده ها مانند اظهارنامه مالیاتی و اظهارات بانکی هستند. مکانهایی با دسترسی آسان را برای مواردی که مرتباً به آنها نیاز دارید رزرو کنید ، مانند فرمهای مدرسه و دستور العمل ها.

5. یک سکوی فرود ایجاد کنید

یک منطقه قطره ای روزانه در یک منطقه پرتردد ، مانند آشپزخانه ، برای نامه های ورودی و مدارک تنظیم کنید. تعیین یک نقطه واحد از جمع شدن شمع ها در سراسر خانه جلوگیری می کند. یک صندوق ورودی یا دیواری باعث صرفه جویی در فضا می شود و باعث آشکار شدن موارد در هنگام طغیان وسایل و نیاز به رسیدگی می شود. نامه های ناخواسته و کاغذ پرکننده را قبل از افزودن هر چیزی به منطقه افت ، فیلتر کنید. اقلامی را که در اینجا قرار دارند حداقل هفته ای دو بار آدرس دهی کنید ، سپس آنها را بایگانی یا بازیافت کنید.

6. آن را مرتب نگه دارید

هر سه تا شش ماه یکبار مرتبا پرونده های خود را که مرتباً دسترسی پیدا می کنید ، انجام دهید. اسنادی را که دیگر مربوط نیستند بایگانی یا خرد کنید. اظهارنامه مالیاتی و اسناد مربوط به تعمیرات منازل باید حداقل به مدت سه سال نگهداری شود.

پاداش: بدون کاغذ رفتن

سازماندهی اسناد بصورت دیجیتالی بدیهی است که فضای کمتری را ایجاد می کند و ابزار جستجوی رایانه می تواند به شما کمک کند دقیقاً همان چیزی را که می خواهید پیدا کنید. برای برچسب های دیجیتال همان دستورالعمل ها را برای لیبل های فیزیکی دنبال کنید. از فایلها روی یک هارد اکسترنال پشتیبان تهیه کنید یا از سرویس ذخیره سازی ابری مانند Google Drive استفاده کنید. Evernote قابل اسکن برنامه (رایگان ؛ iOS ) به شما کمک می کند تا به سرعت پرونده های کاغذی را به پرونده های دیجیتالی تبدیل کنید.