در چند ماه گذشته، تعداد بیشتری از آمریکایی‌ها نسبت به قبل کار از خانه را آغاز کرده‌اند. و در حالی که شرکت‌ها در برخی شهرها و ایالت‌ها اکنون به دفاتر خود باز می‌گردند، برخی دیگر در آینده قابل پیش‌بینی زندگی کار از خانه را در آغوش خواهند گرفت. اگر هنوز فضای WFH خود را مرتب نکرده اید (اینجا قضاوتی نیست!)، ممکن است وقت آن رسیده باشد که از یک متخصص کمک بخواهید. بنابراین با کارشناس سازماندهی تماس گرفتیم راشل روزنتال از شرکت سازماندهی Rachel & Company برای بهترین نکات اداری در خانه. او به ما کمک کرد تا با بسیاری از چالش‌های رایج WFH مقابله کنیم: از انباشتن کاغذ درهم و برهم تا اشتراک‌گذاری فضا با بچه‌هایتان. در اینجا نحوه رفع پنج مشکل رایج سازمانی در دفتر خانه خود آورده شده است.

مربوط: 6 روش هوشمند برای اینکه دفتر خانه کوچک شما برای شما کار کند

آیتم های مرتبط

مشکل شماره 1: اجازه دادن به کاغذ روی هم انباشته شود

بین اسناد رسمی، نامه، فرم‌های مالیاتی و تکالیف بچه‌هایتان، انباشته شدن کاغذ در دفتر خانه‌تان آسان است.

با بی نظمی و پرسیدن چند سوال سخت از خود شروع کنید. آیا واقعاً به یک کپی فیزیکی از قبض کابل خود نیاز دارید؟ روزنتال می پرسد. به جای نگه داشتن نسخه چاپی، آن را اسکن کنید! و نگران نباشید، دیگر به یک اسکنر زشت و حجیم نیاز ندارید—یک گوشی هوشمند و یک برنامه این کار را انجام می دهند.

او توضیح می‌دهد: «برنامه Dropbox دارای یک ویژگی اسکن است، بنابراین می‌توانید فایل دیجیتالی را اسکن و سازماندهی کنید و سپس نسخه اصلی را پرتاب یا خرد کنید.

اگر مجبورید برای کار خود مدارک فیزیکی نگه دارید، در یک مرتب کننده کاغذ سرمایه گذاری کنید (25 دلار، amazon.com ) که به شما امکان می دهد مقالات دریافتی را از مقالاتی که قبلاً روی آنها کار کرده اید جدا کنید.

مشکل شماره 2: بسته بندی حجیم و لوازم حمل و نقل

خواه یک کسب و کار کوچک را از خانه خود اداره می کنید یا هر از گاهی بسته های مراقبتی را برای خانواده و دوستان ارسال می کنید، بسیاری از ما وسایل بسته بندی را داریم که فضای WFH ما را به هم ریخته است. اما روزنتال جایگزینی برای صرفه جویی در فضا برای جعبه های حجیم پیدا کرده است.

'می فروشم دفترچه یادداشت در فروشگاه آنلاین من، بنابراین من دائماً پدها را ارسال می کنم رول حمل و نقل اسکاچ فلکس و سیل یک تغییر دهنده بازی است زیرا می تواند تا 50 درصد در زمان، منابع و فضا در مقایسه با جعبه ها صرفه جویی کند. رول های حمل و نقل بسیار کوچکتر از جعبه های مقوایی هستند و از آنجایی که مواد به خود می چسبند، نیازی به چسب ندارید.

مشکل شماره 3: تقسیم نشدن به مناطق

اگر فضای WFH را با یک شریک یا بچه ها به اشتراک می گذارید، ایجاد مقداری جدایی بسیار مهم است. روزنتال می‌گوید: «ماده‌ها را برای هر یک از اعضای خانواده در کنار هم قرار دهید، به‌خصوص اگر در دفتر با یک کودک مشترک هستید، زیرا ادامه یک سیستم سازمانی را بسیار آسان‌تر می‌کند». اگر فرزندتان در چند قدمی شما «یادگیری از راه دور» است، نگه داشتن همه چیزهایی که نیاز دارید درست در محل کار او باعث کاهش وقفه در طول روز می شود.

عادت کنید (و از خانواده خود نیز بخواهید که همین کار را انجام دهند) که در پایان روز محل کار خود را تمیز کنید، بنابراین بدانید که صبح روز بعد، تمام خودکارها، کاغذها و مدادهای رنگی دقیقاً همان جایی هستند که به آنها نیاز دارید.

حتی اگر شما، مانند روزنتال، به اندازه کافی خوش شانس باشید که یک دفتر کار برای خود داشته باشید، باز هم می توانید مناطقی را برای کارهای مختلف ایجاد کنید. ابتدا، یک منطقه کامپیوتری برای همه کارهایی که روی رایانه یا لپ تاپ خود انجام می دهید، تنظیم کنید. او می‌گوید: برای اکثر مردم، این جایی است که بخش عمده‌ای از وقت خود را صرف می‌کنید. «بعد، مکانی را برای انجام کارهای غیر رایانه ای، مانند کار با کاغذ، نوت بوک و غیره تنظیم کنید». ایجاد مناطق مجزا از لحاظ فیزیکی (حتی در یک اتاق)، به شما کمک می کند تا در طرز فکر درستی برای انواع مختلف وظایف به دست آورید.

مشکل شماره 4: بهم ریختگی سیم

آیا طناب های فنی دیگران در طول قرنطینه از کنترل خارج شده است؟ خوشبختانه روزنتال چند راه حل دارد.

ابتدا از یک لیبل‌ساز کمک بگیرید تا شناسه‌ای را تایپ کند تا دور هر طناب بپیچد. دیگر هرگز مجبور نخواهید بود حدس بزنید کدام سیم به رایانه، تلفن یا دستگاه فکس شما می رود.

سپس، روی کاغذهای رنگارنگ سرمایه گذاری کنید (7 دلار، amazon.com ) برای به هم ریختن سیم ها و سیم هایی که در حال حاضر از آنها استفاده نمی کنید.

مشکل شماره 5: فضایی غیر الهام بخش

ممکن است نباشد به نظر می رسد مانند یک مشکل واقعی، اما یک فضای کاری خسته کننده می تواند واقعاً روی کار شما تأثیر بگذارد. روزنتال می‌گوید: «اگر دفتر شما دعوت نمی‌کند، نمی‌خواهید زمانی را در آنجا بگذرانید و به همان اندازه سازنده نخواهید بود. حتی جزئیات کوچک، مانند تغییر پوشه‌های مانیلایی برای پوشه‌هایی با رنگ مورد علاقه‌تان، می‌تواند به ایجاد فضایی کمک کند که شما و حس سبک شما را منعکس کند. در دفتر خودش، آثار هنری و یک میز پر جنب و جوش نشان دهنده سبک شخصی او است.

روزنتال توصیه می‌کند: «با استفاده از سازمان‌دهی محصولاتی که دوست دارید به آن‌ها نگاه کنید، فضایی سازمان‌دهی شده زیبا ایجاد کنید». این مفهوم را هنگام انتخاب همه چیز از سازماندهی میز گرفته تا کابینت بایگانی برای فضای WFH خود در نظر داشته باشید.