بسیاری از ما با آن دست و پنجه نرم می کنیم: انبارهای پستی در مناطق تصادفی در سراسر خانه ، از پیشخوان آشپزخانه به دفتر خانه . در واقع ، الن دلاپ ، رئیس جمهور انجمن ملی بهره وری و سازماندهی حرفه ای ها ، می گوید که حتی در عصر پرداخت خودکار و صورتحساب الکترونیکی ، بهم ریختگی نامه یکی از رایج ترین دلایل تماس مشتری با وی است. اگر این مسئله برای شما مهم باشد ، به احتمال زیاد یکی از این اشتباهات رایج - اما کاملاً قابل اصلاح - را مرتکب می شوید ، به خواندن ادامه دهید تا بدانید چگونه برای همیشه با آن برج نامه مقابله کنید. صندوق ورودی صفر را فراموش کنید ، همه ما در دستیابی به صندوق پستی صفر هستیم.

آیتم های مرتبط

1 شما منتظر می مانید نامه های ناخواسته را دور بریزید.

به محض ورود به خانه خود ، بسته ای از نامه را که در دست دارید ، به سرعت ورق بزنید و تمام ناخواسته های آشکار را دور بریزید. اگر این کار را انجام ندهید ، شمع نامه شما طاقت فرسا تر به نظر می رسد ، می گوید: جونی ویس ، سازمان دهنده حرفه ای مجاز و مالک عملاً عالی . با تنظیم یک سطل زباله در نزدیکی محل نگهداری نامه ، این کار را برای خود راحت کنید ، بنابراین می توانید بروشورها ، بخشنامه ها و کاتالوگ های ناخواسته را بدون فکر دوم پرتاب کنید.

دو شما مکان مشخصی برای ارسال نامه ندارید.

یكی از ساده ترین راه ها برای كنترل شلوغی نامه ، تعیین یك منطقه خاص برای آن است ، به جای اینكه مقداری نامه در پیشخوان آشپزخانه شما پخش شود و بقیه در لانه قرار داشته باشد. کیت فایف ، سازمان دهنده حرفه ای مجاز و صاحب امتیاز ، می گوید: هر خانوار باید یک نقطه فرود برای نامه پست داشته باشد عملاً عالی . برای بسیاری از مردم در نهایت میز ورودی یا پیشخوان آشپزخانه محسوب می شود ، اما هر منطقه با ترافیک بالا بازی عادلانه ای است. Dulap اضافه می کند ، باید جذاب و مناسب بصری باشد.

3 شما تمام نامه های خود را در یک سبد غول پیکر پرتاب می کنید.

حتی اگر نامه شما در یک سطل شیک پنهان باشد ، بدون سیستم به سرعت از کنترل خارج می شود. دلاپ توصیه می کند هر روز چند دقیقه وقت بگذارید تا نامه ها را به دسته هایی که در سازمان دهندگان کوچکتر وجود دارد ، مانند مرتب سازی دسک تاپ ، نگهدارنده های مجله یا پوشه های آویزان ، مرتب کنید. او می گوید به جای ارزش پرونده مجله ، نگاه خیره کننده ای به یک جعبه یا سبد کامل است. پست الکترونیکی به روشی سریعتر جمع می شود - شما مسئول رسیدگی بیشتر با آن می شوید. او پیشنهاد می کند هر چیزی که نیاز به اقدام دارد را در محل پست الکترونیکی خود نگه دارید (فکر کنید: دعوت نامه ای که نیاز به RSVP ، صورتحساب های سررسید یا کوپن هایی با تاریخ انقضا آینده دارد). کاغذبازی هایی که نیازی به اقدام ندارند را می توان در دسته ای جداگانه قرار داد - یا دسته هایی - که می توانند بعداً پردازش شوند ، خواه این پرونده ها ، اسکن ها یا خرد کردن آنها باشد.

4 منطقه نامه شما از راه دور است.

طبقه بالا شما دفتر خانه ممکن است پناهگاه شگفت انگیزی باشد که بخواهید در صلح کار کنید ، اما مگر اینکه هر روز از صندوق پستی دور شوید ، بهترین مکان برای نامه نیست. فایف می گوید ، اگر مجبور باشید یک مرحله اضافی انجام دهید ، دیگر پیگیری نمی کنید. 'این باید بخشی از روال شما در حال حاضر ایجاد شده است. به این فکر کنید که کلیدها یا عینک های آفتابی را کجا می ریزید؟ در اینجاست که می خواهید سیستم شما راه اندازی شود. این کار را تا آنجا که ممکن است برای خود آسان کنید. وی همچنین پیشنهاد می کند که یک سیستم قابل حمل مانند [tempo-ecommerce src = 'https: //www.amazon.com/Kate-Laurel-Decorative-Polished-Handles/dp/B01N134IJW/ref=sr_1_1_sspa؟ ie = UTF8 & qid = 1533909144 & sr = 8-1-spons & keywords = tray & psc = 1 'rel =' sponsored '> چرخ دستی شما به راحتی می توانید از نقطه تعیین شده ایمیل خود به هرجایی که قبض پرداخت می کنید یا پرونده های اداری را تحویل دهید ، حرکت کنید.

5 شما از گزینه های ذخیره سازی عمودی بیشترین استفاده را نمی کنید.

ساکنان فضای کوچک ، شادی کنید: میزهای میز و رومیزی تنها مکان برای نامه الکترونیکی شما نیستند ، شما می توانید مکان های ذخیره سازی را نیز آویزان کنید. یک قسمت باز روی دیوار می تواند به همان اندازه مفید باشد ، به خصوص اگر با سطح محدودی کار می کنید. کوه ناز کلیپ بورد یا حلق آویز سازمان دهنده نامه ، پیشنهاد می کند دلاپ.

6 شما یک روال معمول ایجاد نکرده اید.

نامه نباید در محلی که برای آن تعیین کرده اید بماند - باید آن را بازیافت کنید یا آن را بایگانی کنید ، بنابراین مدیریت برنامه ریز انتخابی شما غیرممکن نیست. دلاپ پیشنهاد می کند زمانی را در نظر داشته باشید که به طور منظم تمام نامه های خود را مرور کنید ، شاید در پایان هر هفته. او اضافه می کند اطمینان حاصل کنید که وقتی انرژی بالایی دارید روی آن کار می کنید زیرا تصمیمات زیادی برای تصمیم گیری وجود دارد. برای اکثر افراد ، پرداختن به درهم ریختگی کاغذ پایین ترین قسمت هفته آنها است ، بنابراین هنگام کار موسیقی بنوشید یا یک قهوه بنوشید.

7 شما با استفاده از اطلاعات شخصی تمام نامه ها را نگه دارید.

نامه های خاصی وجود دارد که شما لزوماً نباید آنها را نگه دارید اما نمی توانید آنها را به سطل آشغال بیندازید ، مانند فرم هایی با شماره حساب یا اطلاعات پزشکی حساس. به جای اینکه اجازه دهید این نامه برای مدت نامعلومی در برزخ کاغذ شناور شود ، برای مقابله با آن برنامه ریزی کنید. سرمایه گذاری در دستگاه خرد كن كاغذ یك گزینه است. ویس می گوید ، بچه هایم به من کمک می کنند تا خرد کنم. آنها هر بار یک کاغذ می گذارند و این باعث می شود که آنها مشغول باشند.

اگر روش DIY مورد شما نیست ، استفاده از سرویسی را که برای شما خرد می کند در نظر بگیرید. حوصله ندارم اسناد جداگانه را خرد کنم ، 'فیف می گوید. 'من در دفتر خود فضایی دارم که در آن هر آنچه اطلاعات شخصی دارد را جمع آوری می کنم. من یک بار دیگر با یک تیز براق کار می کنم ، سپس آن را در یک کیف بزرگ قرار می دهم ، و هر ماه دیگر آن را به یک سرویس خرد کردن می برم. ' راه حل دیگر: از an استفاده کنید مهر حفاظت از سرقت هویت برای محو اطلاعات شخصی ، بنابراین می توانید بلافاصله پست الکترونیکی خود را دور بریزید.